フリーランスが経費として計上できるもの一覧・経費の割合


フリーランスが経費として計上できるもの一覧

会社勤めの方であれば文房具や交通費、光熱費などの諸経費はすべて解除が負担していますので、経費削減を推薦している事でもなければ、働く側が経費を気にして仕事をすると言う事はほとんどないかと思います。

しかしながら、フリーランスの方や個人事業主として働く方にとっては、経費をいかに抑えるか、確定申告の際に何を経費として計上するかといった事は売り上げを確保していくためには重要なことになってきます。

そこで今回は、フリーランスとして働く方のために、経費に関しての基本的な考え方と、経費計上の際に気をつけたいことなどを解説させていただきたいと思います。

さてまず、一般的な視点から、経費として計上できるものと、経費として認められないものを確認してみたいと思います。

経費として認められるもの

  • 通信費
  • 水道光熱費
  • 消耗品費
  • 租税公課
  • 広告宣伝費
  • 福利厚生費
  • 給料賃金
  • 地代家賃
  • 外注工賃
  • 新聞図書費
  • 支払手数料
  • 減価償却費
  • 旅費交通費

上記の一覧を見て、すぐにイメージが付くものと、「何の支払いだろう」と思うような科目とがあるかと思います。例えば、「租税公課」ですが、一言で言うのであれば「税金」です。支払義務のある税金を経費として認めてくれるというのはありがたい話ですが、全ての税金が経費になるわけではありません。

例えば、経費として認められるフリーランスの方にも関係してくる科目としては「固定資産税」「自動車税」「登録免許税」「消費税」「印紙税」といったものが一般的なところかと思います。反対に、経費として認められない税金が「法人税」「住民税」「税金の延滞税」「罰金」などです。

租税公課を経費として認めてもらえるのは、事業を行うにあたって発生したものであるため、そもそも法人として払うべきもの、住んでいる地域に支払うものなどは事業とは関係のないものと区別されるため、経費として認められないと解釈する事ができます。

また、外注工賃ですが、フリーランスの方であればホームページの作成や名刺の作成、ライターであれば記事の発注などされることがありますが、こういったものを外注工賃として経費に計上する事ができます。つまり、事業を行うにあたっての外部に支払った報酬金額が経費となると考えると分かりやすいかと思います。

最後に、減価償却費ですが、これは事業を行うにあたって購入した資産が、時間経過と共に資産としての価値が減っていくのを経費として考え、数年に分けて計上していくというものです。

例えば、IT関連の仕事をされている方であれば、パソコンを購入して継続して利用されるでしょうし、サーバーや周辺機器なども多いかと思います。こういったものを数年間利用されるのであれば減価償却を行いますが、国税庁によって定められた資産別の耐用年数に照らし合わせ、一定の割合で経費計上していく事になります。

このように、事業を行うにあたっては様々な費用が経費として計上できることがお分かりいただけるかと思いますが、経費として計上できるものをしっかり確認して申告できれば、支払うべき税金の額を抑える事ができ、結果的に純粋な売り上げ増に繋がりますので、この制度を正しく利用されることは大事なことであると言えるでしょう。

フリーランスの経費の割合

ここまで、経費として計上できるものを簡単でありますが、ご説明させていただきました。様々な費用を経費として計上するのであれば、確定申告の際にその内容を税務署に提出する事となりますが、税務署ではその内容を細かくはチェックしません。

では、チェックしないからと言って何でもかんでも経費として計上してしまえばよいのではないかということになりますが、もちろんそれはNGです。

税務署に提出された確定申告の全てをチェックしていたのでは、その膨大な量からチェックをしきれないことから、まずは「経費率」をみてチェックをします。
もちろん、経費の内容もチェックはしますが、収入に対しての経費の割合が不自然に多いと、税務調査対象になる可能性があり、税務調査で経費とみなされないものが多くければ追徴課税を課せられる事も考えられます。

そもそも、経費率とは何でしょうか。上記で少し触れましたが、これは収入に対しての経費の割合の事です。つまり「(経費÷収入)×100」で求められるのか経費率です。

この経費率は、事業や職種によって差がありますので、一概に「〇%以下が望ましい」とは言えませんが、フリーランスの方であれば少なくとも、経費率が60%を超えると税務調査の対象となる可能性があると考えたると良いでしょう。

仮に、個人事業主として何かを販売する職種なのであれば、どうしても仕入れが必要となりますので経費が高くなりがちかとは思いますが、ライターとして活躍されている方が1000万の年収に対して800万円を経費として計上したのであれば、不自然であることは言うまでもありません。

とはいえ、既にご説明させていただいたとおり、国税庁で許容される経費率が明確に定まっているわけではありませんし、一般的に適正と言われる経費率を超えてしまったからといって即座に税務調査が入るわけではありません。

業務の大半を外注に出されるのであれば、どうしても経費は高くなるかと思いますので、そのことは確定申告の際にしっかり明記して、何か税務署から質問をされてもしっかり説明できるような状況を作っておくことが重要となります。

フリーランスの経費の確定申告方法

では、実際に経費を確定申告にて計上する方法ですが、具体的にどのような流れとなるか確認しておきましょう。

まず必要となってくるのは、経費として申告するものの証拠となる領収書やレシートを保管、記帳していく事です。面倒かもしれませんが、一番望ましいのは、領収書を貰ったその日に記帳していく事です。

領収書やレシートと言うのは、簡単に発行してもらえる分、「後で記帳しよう」という気持ちになりがちですので、月末に気付いてみれば結構な量になっていることが多々あります。しかも、一か月間の間の領収書を見て「何のために買ったのだろう」と記憶が曖昧で記帳できないようなものが出てきてしまう可能性もあります。

そして、実際の確定申告を行うわけですが、ここで一つの選択肢が出てきます。
それは、「青色申告をするか、白色申告をするか」という点です。

両者の明確な違いは、手続きが複雑か簡単であるかという事ですが、もう一つ大きな違いあります。それは、「控除を受けられるか受けられないか」という事です。

それぞれを詳しくご説明するとなると、一冊の本が出来上がってしまうかもしれませんので、至極簡単に申し上げますと、白色申告では簡単な帳簿を付けるだけでよい反面、それ以外にメリットはありません。対して青色申告は、帳簿付けが複雑な反面、所得から一定の額を控除する事ができるというメリットがあります。

そんなメリットのある青色申告ですが、控除額は帳簿の種類によって2つに分ける事ができ「複式簿記であれば65万円の控除」「単式簿記なら10万円の控除」という風に決められています。

もし個人事業主やフリーランスの方がこの複式簿記での青色申告を行ったのであれば、65万円が課税額から差し引かれますので、かなり大きな節税になることは明確です。

このように、経費を計上するための確定申告にも種類があり、それぞれにメリットデメリットがある事はご理解いただけるかと思います。再度申し上げますと、白色申告ですと、簡素な帳簿付けで済むため簡単な手続きで済む分、経費として認められなくなる可能性があるものが多くなるかもしれないというデメリットもあります。

逆に、青色申告は手続きや帳簿付けの難しい知識が必要になる上、煩雑さがデメリットになりますが、節税効果が大きいというメリットがあります。

これらを正しく理解して経費を計上する必要がありますが、税務署から何か聞かれてもしっかり説明できることを前提とされるなら、マメな帳簿付けをされることをオススメ致します。

フリーランスにとってどこまでが経費のうちになる?

経費と一言で言っても、様々な種類があるとは冒頭でもご説明させていただきましたが、実際のところ、「これは経費になるのだろうか?」と迷ってしまうものもあるかと思います。

今回、その迷ってしまいそうな経費について、一般的な見解から経費となるかどうかを個別にご紹介させていただきたいと思うのですが、無理やり経費とした挙句、税務署から指摘を受けるといった事になる前にご一読いただければと思います。

・パソコン
通常であれば、パソコンは固定資産という扱いになるため、消耗品として減価償却することになるのですが、税法上では、高価なパソコンでなければ、一括で経費として認めてくれる場合があります。

実は、10万円未満か30万円以上かでその扱いは変わるのですが、10万円未満であれば経費としてそのまま計上する事ができます。30万円を超えるような高価なパソコンであれば減価償却で計上していく必要があります。

・携帯電話、スマートフォン
携帯電話やスマートフォンは経費になります。ただ、個人で利用していたものをそのまま仕事で利用することもあるかと思いますので、その場合は、個人として使った分、仕事で使った分をしっかり按分して計上する必要があります。よって、携帯電話代の領収書は捨てずにとっておくことが大事です。

・スーツ
仕事をするとなれば、実際にクライアントの事務所に伺うこともあるでしょうから、当然経費となる…と思いたいところですが、実は、意外な事に経費として認められない事が多いものの一つです。

昭和49年の判決がキッカケとなり「本当に仕事以外で使用していない」という事が証明できなければ、経費として認められない事が多くあります。
ただ、「仕事以外では着用していない」という証明を出す事は困難であり、実質、経費としての経常は難しいと思った方が良いかもしれません。

・カフェ
喫茶店にノートPCを持ち込んでいる人を見かける事がありますが、この時のコーヒー代などは経費となるでしょうか。これは、税理士ですら意見が分かれるところで、判断が非常に難しいところです。

事務所があるにも関わらず、外で仕事をする理由があるかと言われればそれまでですが、急な仕事の依頼の為、近くの喫茶店で納品だけする必要があったなどの理由もあるでしょうから、「仕事に必要であった」という事がシッカリ証明できないと、やはり経費として計上する事は難しいでしょう。

・海外旅行
耳にタコかもしれませんが、海外旅行についても仕事に関連しているかどうかが重要です。例えば、一人で海外に旅行に行って「これは経費です」と言ったところで、「何の経費ですか」と言われてしまうでしょう。

しかしながら、家族を従業員としていて、慰安旅行に行ったという事であれば話は別です。もちろん、研修や現地取材といった目的であれば当然経費として認められる可能性は高いでしょうが、やはりその証拠となるべきものは用意が必要です。

・健康診断
会社勤めであれば毎年健康診断を行いますが、フリーランスの方が受ける健康診断は残念なことに経費にはなりません。法人とは違って、健康診断が義務ではないフリーランスは、個人的な費用として考えられるためです。

他にも、以下のような意外なものまで経費となるケースがあるようですのでご紹介させていただきます。

  • 掃除機やテーブル(事務所をキレイにするのは当然のこと)
  • Lineスタンプ(デザイナーが研究の為購入するような場合)
  • 葬式の香典
  • 商品券(クライアントへのお歳暮など)

基本的な考え方としては「仕事で本当に必要であったかどうか」という前提さえ忘れず、しっかりそれを正当なものと断言できる証拠さえあれば良いという事になりますが、節税もやりすぎてしまうと、ただの脱税などと捉えられてしまう事もあるかもしれませんので、迷ったら税理士などにご相談されることも一つの手段となります。

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