フリーランスがつける帳簿の種類とつけ方


フリーランスの帳簿のつけ方

フリーランスとして働くなら帳簿をつけることは欠かせません。なぜなら青色申告だけでなく、白色申告の場合でも帳簿をつけることは義務づけられているからです。フリーランスとして活動し始めると初年度は利益があまり出ないかもしれません。

しかし、売り上げが大きくないから帳簿をつけなくてもいい、ということはありません。たとえ、利益が月に50,000円以下で、年間で500,000円程度だったとしても、帳簿はつける必要があります。

では、フリーランスが帳簿をつける時は、どのようにすればいいのでしょうか。細かい帳簿の種類の説明は後述しますが、大切なことは日々の取引の記録を残すことです。規定のフォーマットに合わせて記録することが合わないと感じる場合は、文房具店でノートを買ってきて、それに売上と経費を記録していっても問題はありません。複式簿記であれば話は別ですが、単式簿記であれば細かい記録を残す必要はないからです。

しかし、ノートで記録をつけていると確定申告で年間の利益や経費を計算する際に、計算ミスをするリスクがどうしてもできてしまいます。そのため、フリーランスとして帳簿をつけるのであれば、できるだけパソコンを使うことを検討しましょう。

最近では、会計ソフトを購入しなくても、クラウド型の会計サービスが充実しているので比較的安価に帳簿をつけることができます。また、そういったサービスが合わない、という場合はエクセルで管理表を作成し、そこに記録していく、という方法もあります。

フリーランスのITエンジニアとして活動するのであれば、経費の支出の勘定科目もそこまで複雑になることはありません。使用する可能性がある勘定科目と日付と経費の項目があれば帳簿をつけることができます。

フリーランスとして活動する場合、帳簿を記録することは納税の義務を果たすためにも欠かせません。会社員からフリーランスとして独立することを考えているなら、あらかじめ帳簿のつけ方は決めておくべきだといえるでしょう。

帳簿のつけ方を選ぶ際は、最初からこのやり方にすると決めておくのではなく、会計ソフトもいくつかピックアップしておくことをおすすめします。いくつかの候補の中から自分に合ったものを探した方が、使いやすいものを見つけることができます。フリーランスの帳簿のつけ方にこれでなければいけない、というものはありません。自分にあった方法で帳簿をつけていきましょう。

フリーランスが帳簿をつける理由

フリーランスが帳簿をつける理由は、納税の義務を果たすためです。フリーランスとして働きはじめたら、確定申告を自分で行う必要があります。確定申告の計算をする際に、毎月の売り上げと経費が分からなければ大変なことになります。

また、フリーランスは帳簿をつけるのと同時に経費に関する領収書も残しておかなければいけません。フリーランスになった際は、帳簿をつけることだけでなく領収書の管理方法についても考える必要があります。

大学ノートに日付を書いて貼っていく管理方法もあれば、毎月の領収書を月毎で封筒に管理する方法もあります。帳簿に記録しておくだけでなく、領収書も残しておけば税務署から不正な経費精算を疑われる心配もありいません。

フリーランスが帳簿をつける理由はもうひとつあります。それは売上の管理です。フリーランスという立場は人を雇用することもほとんどなく、比較的自由な立場の働き方ではありますが、売上はしっかりと管理しなければいけません。「成功する経営者はどんぶり勘定」といわれているケースもありますが、それは誰にでも当てはまることではありません。

経費と売上げを管理して日々の取引での利益を管理しておけなければ、売上げはあるのに、利益がない、ということになりかねません。ITフリーランスの場合、必要経費が売上げを圧迫することはほとんどありませんが、物販を取り扱うようになると、利益率が極端に低くなってしまうケースは珍しいことではありません。売上をしっかりと管理するためにも、帳簿をつけることは欠かせないのです。

フリーランスがつけなければいけない帳簿の種類と付け方

フリーランスとして青色申告する場合、つけなければいけない帳簿の種類がいくつかあります。会計ソフトによっては、以下に紹介する帳簿付けがひとまとめになったものがありますが、まずはその種類を把握することが大切です。では青色申告でフリーランスがつけなければいけない帳簿にはどのようなものがあるのか、その種類を見ていきましょう。

損益計算書と貸借対照表

損益計算書は青色申告だけではなく、白色申告する場合でも必要となる帳簿です。売上げをつくるためにかかった経費をまめることを目的としています。

貸借対照表は資産だけではなく負債もまとめて記載する帳簿です。これは青色申告をする場合必要になります。白色申告は単式簿記ですが、青色申告は複式簿記となります。青色申告をするなら複式で貸方と借方の両方を記録していかなければいけません。では、複式簿記をつけるはどのように付けるものなのでしょうか。

複式簿記を記録する際は、常に二つの数字を記入する必要があります。それは取引のお金の流れです。なぜこのようなお金の動きが起きたのか、という流れを記入しなければいけません。では仮にITフリーランスとして活動していて、業務に必要となるソフトウェアを現金100,000円で購入したとしましょう。

この場合、単式簿記であれば単純に支出に100,000円と記入するだけです。しかし、複式簿記の場合は、100,000円の現金は減りましたが、100,000円分の資産であるソフトウェアが増えたことになります。つまり、現金は減っているけれど、同じ金額の資産は増えている状況です。

複式簿記はこの両方のお金の動きを記入する必要があります。この場合貸方、支払いの種類を記入する勘定科目には「現金」と記入します。そして貸方金額は100,000円です。次いで貸方勘定科目には「消耗品費」として記入します。ソフトウェアはバージョンアップがあればその都度買い替える必要がありますよね。ソフトウェアは「雑費」として仕分けするか迷うところですが、消耗品費として分類した方が後々の説明もつきやすくなります。

次に「借方勘定科目」には100,000円を記入します。複式簿記の場合、記入する項目はこれだけではありません。摘要の記入も必要です。摘要とはどういう支出なのかを記入する項目です。このケースの場合は「ソフトウェア購入」とします。

このように青色申告をするなら、単式簿記より難しい複式簿記をつけなければいけません。しかし、簿記の知識や経理経験があれば、複式簿記をつけることはそこまで難しくはありません。そのため簿記の知識に自信がある場合は、複式簿記をおすすめします。

なぜなら、青色申告で複式簿記をつけておけば、白色申告よりも大きな額の控除を受けることができるからです。その控除額は650,000円。白色申告は100,000円ですから、違いはかなり大きいですよね。フリーランスとして節税について考えるのであれば青色申告を検討するべきだといえるでしょう。

補助簿について

複式簿記をつける場合は、補助簿と呼ばれる、現金のやりとりに関連するいくつかの帳簿をつける必要があります。その種類は次の通りです。「現金出納帳」「預金出納帳」「売掛帳」「買掛帳」「経費帳」「固定資産台帳」。これらの補助簿は7年間の保存義務があります。

では、補助簿とはそもそもどのようなものなのでしょうか。補助簿は一つの取引の詳細を記録するためにつけられます。取引が行われた場合、まずは主要簿にその記録を記入します。

そして、詳細を記録する必要がある取引の場合、補助簿を用いて記入します。現金の出入りを詳細に記録する場合は、現金出納帳を用います。また、預金の入出金を記録する場合は、預金出納帳を用います。固定資産の管理や取引が発生した場合は、固定資産台帳に記録します。

主要簿について

主要簿には仕訳帳と総勘定元帳があります。これらは青色申告で650,000円の控除を受ける際には欠かせません。では、それぞれの帳簿がどのようなものなのか紹介していきます。仕分訳帳はその名称が示す通り、仕分けの詳細を記録する帳簿です。

フリーランスとしてビジネスをしていると、日々取引が行われます。その取引は仕分けして記録しなければいけません。仕訳帳には日付、借方勘定科目、借方金額、貸方勘定科目、貸方金額、摘要の項目があります。

総勘定元帳は、勘定科目ごとに取引を記録することを目的に記入します。取引が発生した場合、仕分帳と総勘定元帳はセットで考える必要があります。一つの取引について記録していくので、当然仕分帳とは同じ内容が記されるわけですが、総勘定元帳には勘定科目ごとに記入する、という特徴があります。主要簿である仕訳帳と総勘定元帳は期末に貸借対照表や損益計算書を作るためにも欠かせない帳簿です。

フリーランスが帳簿をつける時の注意点

フリーランスが帳簿をつける時にまず考えるべきことがあります。それはパソコンを使って帳簿をつけるのか、それとも手書きでつけるのかという選択です。では、パソコンを使う場合と手書きの場合、どのようなことに注意する必要があるのでしょうか。それぞれの注意点について紹介します。

手書きの帳簿をつける際の注意点

手書きの帳簿とつける時は、それを始める前にまずは本当にできそうかどうか、ということを考える必要があります。なぜなら、複式簿記の帳簿をつけるとなると、どうしても記入する文字数が多くなるからです。単式簿記であれば、手書きでてもそこまで項目が多いと感じることはありません。

しかし、複式簿記となると、慣れるまでは帳簿をつけることに思わぬ時間を奪われてしまうことが少なくありません。複式簿記は先ほど紹介したように、主要簿だけでなく、補助簿も記入する必要があります。そうなると、どうしても挫折するリスクが出てきてします。

また、手書きで帳簿をつける場合、それを紛失してしまった時のリスクはかなり大きくなります。もちろん、毎月コピーを保管しておくなどの対策をとっておけば問題ないかもしれませんが、手書きだとバックアップをとることも簡単ではありません。

パソコンで帳簿をつけている場合は、万が一データが紛失して問題ないように、USBファイルなどで簡単に保管することができます。パソコンであればバックアップがとりやすいのです。手書きとなるとバックアップが取りにくいということについても考えておくことが欠かせません。

そして、一番大変なのは、確定申告の時期です。パソコンで帳簿をつけておけば、エクセルに計算式をつくるだけで、簡単に合計数字を出すことができます。しかし手書きの帳簿であれば、一つ一つを目で確認して、電卓で計算するという手順を踏まなければいけません。効率を考えればパソコンを使った方がはるかに早くなります。手書きで帳簿をつける時は、このような注意点があります。

パソコンで帳簿をつける場合の注意点

パソコンで帳簿をつけるとなると、手書きよりは効率的に管理できる可能性があります。しかし、それはあくまでも帳簿づけに慣れてからの話です。パソコン操作が苦手な場合、最初は手書きよりも時間がかかってしまうかもしれません。

また、会計ソフトやクラウド型会計サービスは、使ってみなければ、使いやすいかどうかは分かりません。最近は無料のお試し期間を設けているものも多くありますが、初めて操作する場合は簿記の知識がなければ、難しいと感じるものがほとんどです。実際に1週間の無料期間があったとしても操作方法が分からなかった、と感じる人は少なくありません。

もし、簿記の知識がない状態で会計ソフトやクラウド型会計ソフトを使うなら、確認すべきことがあります。それは、サポートの有無です。簿記の知識がない場合はサポートがついている会計ソフトの活用を検討しましょう。サポートは有償のものがほとんどですが、操作方法を習得できることを考えれば決して高い費用ではありません。

必要経費をしっかりと管理しないとどうなるのか

フリーランスとして帳簿をつけることはビジネスの基本です。この帳簿づけを怠ってしまうと、その時は楽ができるかもしれませんが、後々苦労する可能性が高くなってしまいます。では、必要経費をしっかりと管理しないとどうなるのか、具体的に見ていきましょう。

確定申告時期に経費が集計できない

毎年2月15~16日から3月15日は確定申告の時期です。フリーランスとして独立すると、この期間までに前年度の経費と売上げを計算して確定申告することが必要です。確定申告の際に毎月の経費を記録した帳簿がなければ、領収書を一年分まとめて計算し直さなければいけません。

しかし、ここで問題があります。それは一年前の領収書を見てそれが何の費用か思い出せるか、という問題です。仮に会議費として外食の領収書があったとしても、誰とどんな商談のための会食か思い出せるでしょうか。それでもやるしかないわけですが、一年分の領収書を見て全てを思い出さなければいけません。必要経費をしっかり管理していないと、確定申告時期が大変になってしまう可能性があります。

経費にモレがでる

前述した通り、毎月帳簿をつけていなければ、確定申告時期に一年分の売り上げと経費を計算することになります。そうなると計算する量が膨大になるので、ミスをするリスクがあります。また商談で使用した公共機関の交通費などはその都度つけていなければ、どうしても抜けてしまいがちです。このような経費のモレが重なれば、大きな金額となることも少なくありません。

所得税が高額になる可能性がある

帳簿をつけていなければ、確定申告への意識も薄れてしまいがちです。そうなると気がつけば確定申告の申告期間が過ぎていた、となってしまうリスクがあります。確定申告を忘れてしまい、そのまま放置していると、税務署が勝手に所得税を決めてしまうリスクがあります。そうなると、所得税を本来よりも多く支払わなければならない可能性が高くなります。また、申告期間を過ぎてから確定申告したとしても延滞税が発生してしまうので注意が必要です。

節税ができない

毎月経費をチェックしていれば、節税のために利益をあえて少なくするための戦略的な出費ができます。何かサービスをネットでリリースしている場合は、12月に広告費をかけることで、経費をつくり、次年度の売上の布石をつくるなどの戦略をとることができます。しかし、帳簿をつけていなければ、毎月の経費も正確に把握できないため、賢く経費を使った節税も難しくなります。

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