出金伝票の書き方・支払先がわかりづらい勘定科目一覧


領収書のない経費の計上方法

事業を進める上で、関係する出費は「経費」として計上することが出来ます。基本的には、領収書を発行してもらい、経費計上をすることになっていますが、ものによっては必要経費でも領収書が発行されないことがありますよね。

たとえば、ICカードにチャージされた運賃。電車やバスに乗って、事業のために移動するとき、「交通費」として計上できますが、領収書が発行されないことがあります。

また、自動販売機のように、領収書を発行するシステムがそもそも備わっていないものもあります。駅の売店で購入をしたり、同席した人と割り勘で支払ったりしても領収書を取ることは難しいですし、仕事のためにダウンロードしたアプリケーションの代金や、ご祝儀や香典などの費用も領収書は出せません。

しかし、必要経費として計上されるものがたくさんあります。

ICカードの場合

交通費のICカードで領収書が発行されない場合は、パソコンで利用明細を印刷して出金伝票にするのが一般的です。JRをはじめとして、各種交通機関の公式サイトからダウンロードできる仕組みになっています。

ETCの利用料金の場合

高速道路を使用する際、ETCを搭載していると利用料金の領収書が発行されません。この場合は、オンラインの「ETC利用照会サービス」を使用するのがおすすめです。過去62日間分しか発行されないので、経過してしまわないように気を付けてください。

クレジットカードの利用明細を使う

クレジットカードの支払い明細も、領収書の代わりに使用することが出来ます。請求書ではなく、利用明細ではないと代用できないケースもあるので注意してください。

購入確認のメール

インターネットでショッピングをした場合などは、領収書は発行されないものの、注文した内容の確認メールが送られて来る場合があります。これを保存し、コピーして印刷しておけば、出金伝票として使用することが出来ます。

招待状や告知状

取引先のパーティや結婚式などの場合は、招待状が領収書として使用できる場合もあります。祝い金や香典の表書きをコピーしておくことで、「こういった用途で、この相手と、こういった金銭のやり取りがあった」と証明することが出来るため、出金伝票のかわりにすることが出来ます。

レシートでOKの場合もある

購入したものの金額が高すぎない場合、レシートも領収書として使用することが出来ます。スーパーマーケットやドラッグストア、ホームセンターなどの購入経費は、レシートでも通ることがあります。感熱紙を使用しているレシートの場合は、時間の経過と共に文字が見えなくなってしまう可能性があるので注意して残しておいてください。

出金伝票を書く時の書き方

日付を記入する

出金伝票で、支払いが行われた日付は絶対に欠かせません。年、月、日まできちんと記載しておきましょう。

支払先を記入する

どこに対して、あるいは誰に対して支払いを行ったのかを記載します。交通費であれば、「JR」や「JAL」などが「支払先」になります。パーティーや結婚式であれば招待の相手などが対象になります。

科目を記入する

この分類がとても重要です。交通費であれば「交通費」や「旅費交通費」などの科目を記入しましょう。パーティならば「交際費」や「接待費」となりますし、セミナーや勉強会であれば「研修費」、雑誌や新聞は「資料費」となります。「取材費」や「消耗品費」などの科目もあり得ます。

摘要欄を記入する

「摘要欄」は、出来るだけ詳しく記載するようにしましょう。「交通費」であれば、「どの区間」を「何のために」使用したのかを記載します。例として挙げるのであれば、「渋谷~新宿 研修セミナー参加のため」といった記載です。

金額を記入する

出金伝票で決して忘れてはいけないのが金額です。交通費の場合、ICカード利用と切符利用で料金が違う交通機関も多いので気を付けましょう。各種割引を使って購入したチケット類は、最終的に支払うことになった金額を記載します。数字の終わりには「―」を記載します。これは、後から数字を書き足してしまうことを防ぐためです。

空欄に斜線を書く

出金伝票の空欄部分には、斜線を引いておくようにしましょう。書き忘れたら出金伝票として受け付けてもらえないというわけではありませんが、「これ以上記載する内容はない」という証明になるので、マナーとして手を入れておくのがおすすめです。

合計金額を記入する

出金伝票の合計金額を記載する際には、数字の頭に「¥」マークを記入するのを忘れないようにしましょう。終わりには、金額記入と同じように「―」を記載しておきます。同じく各種数字の書き足しを防ぐための大切なポイントです。

出金伝票を書くときのポイント

入金伝票と区別するように気を付ける

フリーランスで働いている場合、入金伝票と出金伝票が混じってしまうトラブルがあります。基本的に、入金伝票は「日付」「入金先」「金額」「相手勘定科目」「摘要」を記入するようにします。入金伝票の場合は、仕分け伝票におこし直すことがありますが、この場合は現金が借方になります。

出金伝票の場合は、現金が減ったすべての場合に作るものとなっています。記載内容は入金伝票と基本的に同様ですが、仕分け伝票におこし直した際には、現金が貸方になります。

レシートや領収書があった方が証拠能力は高い

止む得ない場合に限り、出金伝票でレシートや領収書を代用することが出来ます。しかし、レシートや領収書がきちんとそろっている場合の方が、当たり前ですが証拠能力は高くなります。

特に金額が大きくなるほど、具体的かつ詳細な証明を求められるようになるため、可能な限り領収書を取得して、計画的に科目ごとに分類を進めておくようにしましょう。

支払先がわかりづらい勘定科目一覧

交通費

電車やバス、飛行機などの経費の支払先は、基本的にその交通機関の運営会社です。タクシーの場合は、タクシーの領収書に記載されている「○○交通株式会社」などが支払先になります。

外注費

フリーランスでの事業規模が大きくなって来ると、業務の一部を外注する場合がありますよね。例としてWeb系のエンジニアを挙げるのであれば、バナーやアイコンのデザインを外部のデザイナーに依頼する場合、その費用は「外注費」として計上されます。

「外注費」のほかに、「業務委託費」や「外注工費」などにカウントされていることもあります。この場合の支払い先は、外注を依頼した個人・あるいは企業になります。

ソフトウェアの購入費

パソコンに業務に使用するソフトウェアをインストールした場合、その支払い先はソフトウェアの開発元、あるいは販売元ではなく、あなたか購入した店舗やサービス先になります。家電量販店やインストール元のサービスサイトなどが「支払先」になるので気を付けましょう。

ただし、開発元のサービスに直接問い合わせをした場合、「支払先」はそちらに変更されるので、実際に料金を支払う相手がどこだったのかを確認してください。

出金伝票について正しく把握しよう

いかがでしたか?
出金伝票について正しく把握することで、確定申告をはじめとした様々な経理取引がスムーズになります。

白色申告でも青色申告でも、フリーランスで働いている人は帳簿の記載と保存が義務となっているため、都度自分が使用した経費について正しく認識し、計上してまとめておけるようにしましょう。領収書と合わせて出金伝票の取り扱いをきちんとしておくことで、年末の経理計算はかなりやりやすくなります。

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