フリーランスの領収書の書き方・領収書の発行方法と管理方法


フリーランスの領収書の書き方

フリーランスや会社員といった職種に関わらず、また、日々の生活の中でも目にする機会の多い領収書ですが、領収書を受け取ることはあっても、発行することに慣れていない方は多いのではないでしょうか。

領収書とは、サービスの対価として金銭を支払ったということを、相手に証明してもらう書類となります。

家電量販店での大きな買い物や、通販などで買い物をした時の領収書を見てみると、「上記、正に領収致しました。」と記載されていることに気付かれるかもしれません。

レジのお姉さんがそう言ったのかは別としても、お金を支払った相手側が「あなたからお金を支払ってもらいましたので証明しますね!」といって発行してくれる書類、これが領収書です。

ただし、「払ってもらいました!」というだけでは足らず、税法上で決められたルールや後のトラブルを防ぐために必要なことがあります。

領収書の詳細な中身を見てみると、少なくとも社会人デビューまでに教わる「5W1H」で成り立っていることが分かります。では、実際に領収書を書く時にはどんな項目が必要になるか見てみましょう。

日付(When=いつ)

領収書を発行した日を記載します。単に日付を書くだけ、とあなどってはいけません。

この日付が翌年のものか今年のものかで、経費にできるかできないかが決まりますので、年末近くに発行するものに関しては、予め先方に「いつの日付で発行するか」ということを確認しておきましょう。

領収書を受け取る人の名前(Who=誰が)

領収書を渡す相手の名前、つまり「宛名」です。あなたがフリーランスとして報酬を受け取る側であれば、クライアントの社名などを記載します。

また、この宛名にも注意点がありますが、それは後ほど詳しくご説明させていただきます。

金額(What=何を)

改めて言うまでもありませんが、領収書は代金を受け取った証明書です。金額を間違いなく記載します。こちらも、注意事項や一般的な書き方がありますので、別途お話させていただきます。

但し書き(Why=なぜ)

何のために代金や報酬を受け取ったのかという、所謂「商品名」や「業務内容」を記載します。フリーランスの方であれば「ホームページ作成料」「執筆料」「デザイン料」といった仕事内容を記載します。

領収書を発行する人の住所、氏名(Where=どこで)

Whereにあたる、領収書の発行者の住所と氏名について記載します。何もここに記載する場所で仕事をしてもらいましたということではなく、その領収書の発行者の所在と名前さえ分かれば問題ありません。

フリーランスの領収書の宛名

領収書に記載すべき内容が分かったところで、次にお話させていただくのが領収書を受け取る人の名前、つまり「宛名」には注意が必要ということです。領収書は支払いを証明するものであるとはお話しさせていただきましたが、確定申告の際の経費を証明するための大事な書類だということを覚えておきましょう。

「上様」は避けよう

これは、フリーランスとして働く方が発行する側であっても、受領する側であっても共通する事ですが、領収書の宛名によくある「上様」という記載は避けるべきでしょう。

「上様」という記載では、当事者間の金銭の授受が確認できないばかりか、税務署からの指摘を受ける可能性があります。

よって、領収書を発行する側であればクライアントへ宛名の確認をすべきですし、領収書を受け取る側であるなら、しっかり名前や屋号で記載してもらうように伝えましょう。

「(株)」も避けたほうがいい

また、領収書を発行する相手が法人の場合、宛名に会社名を記載することになるかと思いますが、「(株)」という記載も避けるべきです。「(株)」と記載することは経理の上では自由ですし、確定申告でも問題になることはありません。

問題となるのは、相手に渡す書類としての「マナー」です。法人名とは「株式会社」まで含めて法人名ですので、単純に考えて人の名前を略す行為にあたる「(株)」は失礼にあたるということです。

また、前株か後株かという点についても間違えないように気を付けましょう。相手の名前を間違えるのも普通に考えても失礼にあたります。

フリーランスの領収書の発行方法・基礎

さて、領収書の書き方ということで記載する内容や注意点をご説明させていただきましたが、フリーランスの方であれば、具体的にどのような手順で領収書を発行して相手に渡すのかを簡単にご説明させていただきます。

領収書を発行して相手に渡すまでの流れ

  1. 発行する相手から報酬を受け取り、金額や発行する際の宛名を確認する。
  2. 複写などで同じ内容の領収書を2部発行する。
  3. 収入印紙が必要な場合は1部に貼付する。
  4. 相手に領収書を郵送などで渡す。
  5. 郵送料なども経費となるため、郵送代の領収書は保管する。

「3」の収入印紙ですが、金額が5万円を超える領収書を発行については、発行者が200円分の収入印紙の貼付をする必要があります。

なお、領収書に記載された金額が5万円だったとしても、税込み価格であるという事実の記載がある場合は、税抜き価格が5万円を切っているということになりますので、収入印紙は不要となります。また、添付した収入印紙を剥がして利用されてしまわないように、割り印をしておくことも忘れないようにしましょう。

では、発行の方法が分かったところで、領収書を発行するにあたっての基礎を少し把握しておきましょう。

領収書に記載する金額

まずは、記載する金額についてです。もし領収書の金額欄に「 10000円」という記載をした場合、悪用されてしまう可能性があります。数字の頭に1を足しても、最後に0を足しても一桁増やすことができますので、領収書の受け取りをした人が改ざんをしてしまえば、そのまま確定申告に提出されてしまう事が考えられます。

今時そんな改ざんをする人がいるかも疑問ではありますが、慣例的に次のように金額を記載する事が一般的となっています。

  • 金額の先頭には「¥」や「金」を付ける。(例;¥10000 、金10000 )
  • 金額の最後には「-(ハイフン)」や「※」を付ける。(例:¥10000-、¥10000※)
  • 金額を3桁ごとに区切って「,」を打つ。(例:¥10,000-)

How(=どのように)を記載する必要がある場合

更に、もう一つ覚えておきたいことがあります。

「フリーランスの領収書の書き方」の項で、領収書は5W1Hで成り立っているとお話させていただきましたが、「How=どのように」が抜けている事に気付かれた方もいらっしゃるかと思います。

Howは「どのように支払ったか」を記載する場合に必要となります。とはいえ、現金で支払いを行った場合、わざわざ領収書に「現金で支払ってもらいました」とは書きません。

では、クレジットカードで支払った場合はどうでしょうか。その場合、領収書にクレジットカードで支払ってもらったという事を但し書きに追記する事があります。これは、クレジットカードでの支払いにおいては収入印紙の貼付が不要となるためです。

収入印紙も、量が多くなれば多額の出費となりますから、支払い方法を記載するかどうかは別としても、こういった節税の方法もあるのだと頭の片隅にでも入れておきましょう。

領収書の管理方法

ここまでは、主に領収書の発行者側としての視点でのお話を中心にご説明させていただきましたが、今度は領収書を受け取る側としての視点でのお話です。

領収書を受領する場合は保管の義務がある

フリーランスとして働く場合、時にはこちらから業務の一部を外注に出すこともあるでしょう。その際に、今度は領収書を発行ではなく受領する事となりますが、この領収書、実は保管する義務があります。しかも、その保管期間は7年と決められています。

つまり、確定申告が終わったからっといって、勝手に廃棄していいものではないということなのですが、何故7年なのかというところが気になる方もいらっしゃるかと思います。

領収書の保管はなぜ7年なのか

領収書を7年間保管する必要があるのは、脱税に関する法律の時効が7年と決まっているからです。進んで脱税をする方もフリーランスでは少ないかと思いますが、少なくともこの期間はしっかり領収書の保管をしておく必要があります。

とはいえ、7年間も領収書を保管するというのも簡単にできる事ではありません。領収書をそのままダンボール箱にでも入れて保管する人も少ないかと思いますが、ほとんどの方がご自身で帳簿などにレシートや領収書を張り付けていたり、科目別などで分けて保管していることかと思います。

そこで「自分の領収書の保管方法って間違ってないのかな?」とご不安に思われている方に、一般的にどのような保管をされている方が多いのか見てみましょう。

一般的な領収書の保管方法

  • ダンボールに一纏めにしておく
  • 月別に分けた使用済み封筒に入れておく。
  • 台帳に月別や科目ごとに分けて張っておく。
  • 専用のファイルを購入して仕分けしておく。

このように様々な保管方法がありますが、「特に仕分けせずに保管している人」と「キッチリ仕分けてファイリングしている」という人で分かれます。

ただ、特に保管方法について法的な決まりはありませんので、極論、保管さえされていれば問題ではありません。よって、整理して保管するかしないかは、ご自身にとってメリットとデメリットのどちらが大きいかで判断されると良いでしょう。

そもそも、領収書を保管する必要性を思い出していただきたいのですが、これは税金の時効が7年であるため、その期間に税務署から確認を求められたときに領収書があれば良いのであって、「きっちり保管して、その時がきたら見やすいようにしておきなさい」ということではありません。

もちろん、フリーランスの職種にも様々なものがありますから、日ごろから領収書を貰う機会が多い人もいるでしょうし、ほとんど領収書を貰わない方もいらっしゃるかと思います。

領収書を仕分ける必要はあまりない

領収書を多く貰う人はある程度は仕分けておいた方が、後々照合が楽になるメリットがありますが、そうでないなら、せっかくの事務所スペースを保管物で狭くしてまで保管に労力を費やす必要はありません。

つまり、確定申告までは整理しておく必要はあるかもしれませんが、それ以降は特別なことさえなければ使用する機会はほとんどなくなりますので、保管がされていればそれで良いのです。

領収書に印鑑は必要?

領収書に必要な項目や書き方、保管方法まで理解する事ができました。「これで完璧!」と言いたいところですが、領収書を書いていくと途中で疑問に思われであろう「印鑑」はどうすべきなのでしょうか。

捺印がなくても特に問題はない場合も多い

そもそも印鑑を捺印するという日常的な文化は、日本や韓国くらいなもので、日本においても印鑑を押印したから何かの法的な効力を発揮するとは言えないものです。つまり、領収書に印鑑の押印がなかったところで、いきなり「脱税!」と決めつけられる事もありませんし、実際のところ捺印のない領収書もあります。

押印されていないと受け取ってもらえない場合もある

ただし、押印されていなければ受け取ってさえもらえない書類の類もありますし、フリーランスの方が発行、または受領する領収書や請求書だけに留まらず、印鑑を押印するということは「信頼関係を表すもの」であるということは覚えておきましょう。

捺印がない領収書よりも、捺印のある領収書のほうが「領収書を書いた上にちゃんとハンコまで押しました!」と視覚的に伝えることができます。支払いに対する証明に対して更に信頼を上乗せするようなもの、それが印鑑の存在という風に考えていただいても問題ありません。

領収書に捺印する時の印鑑の種類

では、領収書に捺印する印鑑はどのような種類のものが良いのでしょうか。極論で申し上げるなら「何でもよい」というのが答えになります。

一般的には、領収書には角印がある事が多いかと思いますが、これはあくまで慣例的にそのようになっているだけであって、フリーランスの方に関しては個人名の三文判でも問題ありません。ただ、印鑑登録のある実印や100円ショップのシャチハタやスタンプ型のものは避けた方が良いでしょう。

また、印鑑の名前ですが、こちらも法人で無ければ特に難しく考える必要はなく、フリーランスの方の個人名でも結構ですし、屋号でも問題ありません。

領収書の発行者の氏名と住所は既に領収書に記載されていますし、その上に被るように捺印がされていれば良く、それが間違いなくあなたの印鑑という事が相手に分かれば問題ありません。

領収書の保管も、印鑑の押印も基本的には自由であることはご理解いただけたかと思いますが、取引相手は「人間」ですから、自由とはいえ、こちらの都合や考えばかりを優先してしまうのも考えものです。

独立という働き方ってどうなの?

  • 独立すると年収が上がる?
  • 安定して仕事はある?
  • 独立は保険等の自己負担が大きそう
会社員から、フリーランスや独立への転身を考えてみると、いくつも不安が浮いてくると思います。エンジニアの独立を支援する「Midworks」は、それらの不安を解消して、フリーランスのような高単価、正社員のような収入の安定を実現しています。

Midworksなら…

  • 年収が上がる
  • 安定した仕事の受注
  • 正社員同等の保障
独立やフリーランスを考えているエンジニアの方は、まずは相談から始めてませんか。