家事按分の基準とは?|家事按分の按分率や計算方法と仕訳例


家事按分とは

個人事業者が事業を行うにあたり、オフィスや店舗を自宅と別の場所に設置する人もいれば、自宅内に仕事スペースを設けて仕事をしている人もいます。どちらかというと自宅内に仕事スペースを作り、自宅兼オフィスまたは自宅兼店舗という人が多いのではないでしょうか。

オフィスや店舗と自宅が分かれている人の場合は、仕事用の施設にかかる家賃や光熱費などを、事業に必要な経費として計上しますが、自宅も兼ねている場合は自宅の家賃や光熱費の中から、事業にかかる経費を計算して仕訳しなければなりません。

この自宅分と事業分を分けることを「家事按分」と言います。「按分(あんぶん)」という言葉は、基準になる数量や割合に応じて金銭や物を分けるという意味があります。正確に説明すると家事按分とは、経費から家庭内の日常生活でかかる費用や、生活に関連する費用を除外するという考え方です。

自宅が仕事場を兼ねている場合、家庭用と事業用で家事按分をしなければなりませんが、正式な割合や規定が決められているわけではありません。しかし個人事業主が、それぞれ自分の都合で好きなだけ経費で計上してしまうと、まったく同じ条件であっても人によって申告が変わってしまい、公平ではなくなってしまいます。

そういったことにならないようにするためには、税務署の人からどのようにして按分したのかを聞かれた時に、納得してもらえる合理的な根拠を示す必要があります。これは正式な規定がなくても客観的に見て、その按分が妥当だと思える内容でなければなりませんから、個人事業者で自宅と仕事場を兼ねている人は、その妥当と判断されるラインを把握して経理に当たらなければなりません。

家事按分の例

家事按分をしなければならない項目には色々なものがありますが、事業内容によっても適用される項目が異なります。家事按分の対象になる例をいくつか挙げて解説しますので、自分の事業内容に適用できるか確認してみてください。

地代家賃

賃貸住宅に住んでいて、自宅内で仕事をしている場合や店舗と自宅が同じ建物の場合には必ず発生する家事按分です。また事業で車を使う場合には、駐車場代も地代家賃に含まれます。

家賃の家事按分は、仕事場スペースの占有割合や部屋数の割合によって按分し、駐車場代は車両の使用率で按分します。

水道光熱費

水道光熱費には、水道代・電気代・ガス代などが挙げられます。自宅兼オフィスの場合は、電気代は家事按分で経費になるものとイメージしやすいですが、水道代やガス代は仕事の内容によって変わります。

自宅兼オフィスとしていれば仕事中にお手洗いに行ったり、お客さんが自宅にきてお茶を出すこともあるかもしれませんが、この程度であれば基本的に経費としては認められないことが多く、もし認められるとしてもごく少量なのであまり経費には影響しないでしょう。自宅でお料理教室をしている場合などは、事業に直接影響する光熱費なので、家事按分して経費に計上することが認められます。

通信費

通信費は電話代や携帯代の他にも、仕事でインターネットを使用する場合の、プロバイダ料金やインターネット接続代がこれに該当します。電話を使う頻度もしくはインターネットの使用割合で家事按分します。

昔のインターネット使用料は使った量で請求されていたので、仕事で使った分をそのまま請求できていましたが、最近は月額料金になっていることが多く電気代の按分率と同じように計算するのが妥当なラインです。

車両費

仕事で自動車を使用する場合には、自動車を購入する代金・ガソリン代・車検代などがこれに該当します。完全に仕事用にしか使わないという場合でも、家庭で所有している自動車が1台しかない場合は、よほど決定的な証拠をあげられなければ家事按分が必要となります。

当然のことながら自動車を持っていても、仕事に使っていなければ経費に計上できる分はありません。

損害保険料

自動車を仕事用に使っている場合は、自動車保険も車両費と同じように家事按分が適用できますし、火災保険に加入している場合は家賃と同じように家事按分することができます。

租税公課

税金についても家事按分が適用されるものがあります。自動車税・軽自動車税なども車両費と同じように家事按分をします。また自宅にかけられている損害保険もこれに該当します。自宅が自己所有の場合で、固定資産税が自分名義の場合でも家事按分の対象となります。

減価償却費

自動車や事業用に使っている設備・備品などは、使えば使うほど古くなっていき資産価値も少しずつ減っていきます。その資産価値が減った分を減価償却費というのですが、これについても家事按分が適用されます。

家事按分の仕訳例

それでは家事按分したものを、帳簿に仕訳する際はどのようにすればいいのでしょうか。仕訳の方法は基本的には複合仕訳をされますが、会計ソフトで複合仕訳ができない場合は諸口という科目をつかって仕訳をします。

また支払い方法を、個人用の口座から引き落とすようにしている場合は、家事按分した事業用だけを経費計上すれば問題ありません。

実際に家賃を家事按分して仕訳する方法を例にあげて解説していきます。分かりやすいよう例では、家賃10万円の賃貸住宅に住んでいて生活スペースが70%、仕事スペースが30%といった割合のケースで考えてみましょう。

家賃を事業用の口座から引き落としている場合

(複合仕訳)
借方/地代家賃30,000 貸方/預金100,000
借方/事業主貸70,000

(会計ソフトで複合仕訳ができない場合)
借方/100,000 貸方/預金100,000
借方/地代家賃30,000 貸方/諸口30,000
借方/事業主貸70,000 諸口/70,000

家賃を個人用の口座から引きとしている場合

借方/地代家賃30,000 貸方/事業主借30,000 摘要/事業30%:家事70%
※摘要には家事按分の比率を忘れないように記入しておくこと

家事按分の比率の計算方法

家事按分を計算するためには、支出から何割を事業用の経費とみなし、何割を家庭用としてみなすのかの比率が必要になります。比率を出す方法は家事按分を適用する項目によっても異なりますが、考え方としては大きく分けると3種類です。

専有面積から計算

主に家賃を家事按分する時には、面積の割合で計算されるのが一般的です。自宅の総面積のうち、仕事スペースが占める割合が何パーセントにあたるのかを計算しなければなりません。仕事スペースは、パソコンを置いているデスク以外に資料を納めている棚、プリンターなどの設備品を置いているスペース、作業台などを計って割合を求めます。

比率の計算の出し方は、仕事用のスペースの面積を、自宅の総面積で割れば比率が出ます。また完全に一部屋を書斎にして、仕事以外のプライベートで使っていない場合は、自宅の部屋の数から割合を計算することもあります。

(計算例)
自宅の総面積が75㎡で事業スペースが22.5㎡、家賃10万円の場合は

22.5㎡÷75㎡=0.3

按分比率は30%で、家賃10万円の30%は3万円なので、地代家賃として計上できるのは3万円となります。

使用時間・日数から計算

光熱費などの按分比率を計算する方法の一つです。1週間の中で仕事をしている時間や、日数を計算して比率を割り出します。

例えば、1日8時間仕事をして週5日は必ず仕事をするといった時は、1週間に仕事をしている時間は40時間ということになります。1日24時間に7日をかけると1週間の合計時間は168時間となりますから、40時間を168時間で割ると0.2380…というように小数点以下が続きます。

こういった場合は、小数点以下第3位か第4位で切り上げもしくは切捨てをしましょう。今回は切り上げて0.24として24%が按分比率となります。小数点以下の取り扱いについては、按分基準で詳しく説明します。

使用量から計算

光熱費の按分比率を計算する時には、使用時間以外にも使用量から計算することもあります。また自動車の家事按分は、一般的にこの方法で計算されます。自動車の場合1~2ヶ月間運行記録をとり、どこに何をしに行き、何キロ走行きたのかといった内容を記録していきます。そして全体の走行距離で割り、何%使用したのかを算出します。車両に関係する経費は、ほとんどこの比率を使用して計算します。

一方電気代については使用量を正確に測ることは難しいので、コンセントの使用数から使用量の割合を計算することもあります。仕事で使用しているコンセントの差込口の数を、自宅にあるすべてのコンセントの差込口の数で割り、その比率を家事按分に使用します。

例えば仕事で使っているコンセントが5個で、家にあるコンセントの数が40個であれば、5個÷40個で0.125となりますので、12.5%が家事按分の比率となります。

按分する基準は?

按分の基準となるのは、客観的・合理的に第三者を納得させることができる理由を提示できるかどうか、というのがポイントです。税務署の人に、どのような根拠で按分をしたのか?と尋ねられた時に、大体これくらい使っているので…では税務署の人は納得しません。

家の総面積がこのくらいで、仕事用のスペースの専有面積はこのくらいなので、この比率を家事按分に適用していると説明できれば、よほど常識の範囲を超えるものでなければ、納得してもらうことができるでしょう。仕事に直接影響するものであるかどうかというのも、基準となります。

水道代やガス代のように自宅をオフィスで使用していて、仕事中にお手洗いで使用する、お茶を出すためにガスを使用すると言っても、あまり直接的に影響するものとしては認めてもらえません。

また計算して小数点が出た場合の対処についても、統一しておく必要があります。大抵の場合、事業で使っている分を全体で割るとピッタリの数字がでることは少なく、割り切れない数値がでます。

割り切れない場合に、事業用の部分の計算で端数を切り上げたのであれば、家庭用を計算する時には端数を切り捨てなければ矛盾が生じてしまいます。家事按分をする時に、事業用は切り上げる、家庭用は切り捨てると自分なりにルールを決めて統一するようにしましょう。

青色申告者の家事按分率は?

先ほど家事按分率に正式なルールは決められていないと説明しましたが、確定申告の際に青色申告をするか白色申告をするかで、多少の制限があります。青色申告の家事按分は、事業で使う相当額を合理的に示すことができれば、家事関連費から仕事で使った分すべてを経費にすることができます。

国税庁によると青色申告者の場合、家事関連費のうち必要経費にできるものは、「取引の記録などに基づいて、業務遂行上の直接必要があったことが明らかに区分できる場合、その区分できる金額」と条件づけています。

ですから基本的に取引の記録をきちんとつけていて、業務上必要であると説明できるものについては、経費として按分できるということになり、青色申告の家事按分の条件はそれほど厳しくありません。

白色申告者の家事按分の条件は?

青色申告と違って、白色申告の家事按分には条件があります。この条件は所得税法施行令第96条の1で、「経費の主たる部分」が「業務の遂行上必要であり、かつ、その必要である部分を明らかに区分することができる場合」と定められており、国税庁の法令解釈を見てみると「業務の遂行上必要な部分が50%を超えるかどうかにより判定する」と明記されています。

これにより、白色申告の場合は業務上必要な部分の割合が50%を超えなければ、必要経費としてはみなされないということになります。ちなみに同じく施行令第96条の2では青色申告についての経費の条件が定められていて、50%以下であっても必要である部分を明らかに区分することができる場合は、経費に算入して差し支えないと記載されています。

小規模な事業の場合は白色申告にするデメリットが大きい

小規模な個人事業主で、必要な部分が50%以上を占めるものとなると、家賃・電気代はかなり難しくなるのではないでしょうか。通信費については仕事以外でインターネットを使わないなら、50%を占める割合もそれほど敷居が高くはないので、経費にできる可能性もありますがその場合は実態を明らかにしなければなりません。

これを考えると、青色申告に比べて白色申告の経費とみなされる条件はかなり厳しいように思います。

白色申告は以前記帳が義務付けられていなかったため、かかる労力から考えて青色申告ではなく白色申告にもメリットがありましたが、平成26年1月以降の取引については白色申告でも記帳が義務付けられ、最大のメリットであった部分がなくなってしまいました。

経費が計上できる条件も青色申告の方がメリットは大きいですし、白色申告をしている個人事業者は青色申告に切替えを検討してみるのもいいかもしれません。

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