算定基礎届の書き方・記入例について|間違えた時の訂正方法や提出先


算定基礎届の書き方

健康保険料や厚生年金保険料、また将来受け取る年金額は、「標準報酬月額」を元に算出されています。標準報酬月額は厚生労働大臣が毎年事業主の届出によって決定されていて、この過程を定時決定と言います。

被保険者が実際に支給されている報酬と、標準報酬月額に大きな差が生じてしまわないように、事業主は4~6月に支払った給与の支給状況について届出をしなければならず、この時に提出する書類を「算定基礎届」と言います。

7月1日時点で被保険者である人は全て対象になりますが、6月1日以降に健康保険や厚生年金保険の資格を取得した人や、6/30以前に退職した人・7月改訂の月額変更届を提出する人は対象となりません。

算定基礎届の書き方は以下の通りです。

支払基礎日数

支払基礎日数とは1か月の中で報酬を支払った日数のことで、時給制や日給制の場合は実際の出勤日数(有給休暇も含む)が支払基礎日数となります。月額制や週給制の場合は、出金日数に関係なくカレンダー通りの日数が支払基礎日数になりますが、欠勤日数分だけ給料が差し引かれるような場合には、就業規則・給与規定などに事業所が定めている日数から、欠勤日数を差し引いた日数となります。

※算定基礎届は、4~6月に支払われた給与を報酬月額として届出しますが、給与計算の締切日と支払日の関係によって支払基礎日数は異なるので注意してください。

報酬月額の総計

報酬月額には、基本給以外の通勤手当や時間外手当なども含まれた総支給額を記入します。平均額を計算する際に1円未満の端数が出た場合、端数は切り捨てて記入します。「決定後の標準報酬月額」欄はここでは何も記載しません。(月額変更届には記載します)

平均額①

支払基礎日数が17日以上の月がある場合は、17日未満の月は総計に含めず、平均額の計算でも含まずに計算して記入します

平均額②

支払基礎日数が17日以上ない場合は、15日以上の月を合計して記入します。

備考欄

備考欄には以下に該当する場合は以下の内容を記入します。

  • 4/2以降の中途入社…入社日を記入します。
  • 欠勤控除をした人…欠勤日数を記入します。
  • 育休中の人…育休中/産休中の人…産休中と記入します。
  • パート・アルバイト…「パート」「アルバイト」と記入します。
  • 一時帰休の人…一時帰休と記入します。
  • 二以上事業所勤務被保険者の人…「2」と記入します。
  • 特例の適用を受ける人…特例改訂と記入します。
  • 年金平均を申請する場合…年間平均と記入します。
  • 2等級以上の差があり固定給そのものには変動がない場合は、その理由(例:残業増、残業減など)を記入します。

算定基礎届の記入例

支払基礎日数が3か月とも17日以上の場合

4~6月の3か月すべてが対象となりますので、それぞれの月に支払われた給与の額を記入します。

  • ク欄:算定基礎月の報酬支払対象となった日数を記入します
  • シ欄:算定対象月(17日以上の月)に支払われた給与の合計額を記入します。
  • セ欄:算定対象月の1か月あたりの平均額を計算して記入します。

支払基礎日数に17日未満の月がある場合

  • サ欄:支払基礎日数が17日未満の月には横棒を引きます。
  • シ欄:算定対象月(17日以上の月だけ)の合計額を記入します。
  • セ欄:算定対象月の1ヶ月あたりの平均額を計算して記入します。

短時間労働者(パート・アルバイト)の場合

支払基礎日数が17日以上の月がある場合は、その月が対象となります。

  • サ欄:支払基礎日数が15日未満の場合は横棒を引きます。
  • ツ欄:パート(またはアルバイト)と記入します。

・支払基礎日数が全て17日未満の場合で15日、16日の月があれば、支払基礎日数が15、16日の月のみが対象になります。

サ欄:支払基礎日数が15日未満の場合は横棒を引きます。

給与の支払対象となる期間に途中入社した場合

途中入社で給与支払対象期間中に健康保険や年金資格を取得した場合でも、1ヶ月分の給与が支給されていない場合は、1ヶ月分の給与が支払されない月(途中入社月)を除いた月が対象になります。

例)4月1日に入社した人:毎月20日締切、翌月10日で給料が支払われている場合は、4月分の給与は日割り計算で1ヶ月の給与が支給されないので、その月以外の月で報酬月額を算出します。

  • ソ欄:平均額を記入する欄ですが6月分しか対象にならないため、6月のみの報酬を記入します。
  • ツ欄:資格取得年月日を記入します。

賞与が年4回以上支給された時

前年の7月からその年の6月までに、4回以上の賞与が支払われた場合には、支払われた賞与の合計額を12か月で割り、1ヶ月あたりの金額を、各月の報酬に加えて報酬月額を算出します。

ケ欄:賞与が支払われた額の1ヶ月あたりの金額を、月額報酬に加えた額を記入します。

一時帰休による休業手当が支給されている時

・7月1日の時点でも一時帰休の状況が解消していない場合は、休業手当等が支払われた月のみ算定するのではなく、通常の給与を合わせた月も併せて、報酬月額を算出します。

  • サ欄:一時帰休中の報酬も含めた額を記入します。
  • ツ欄:休業手当が支給された月と、一時帰休の実施期間(開始した時は「〇月から一時帰休」)を記入します。

・7月1日時点で一時帰休が解消されている場合は、4~6月の3か月のうち、休業手当の支払がされた月は含まず、それ以外の月を対象とします。

  • サ欄:一時帰休中の報酬は計算に含まずに記入します。
  • ツ欄:休業手当が支払われた月と、一時帰休の実施期間(解消したときは「〇月〇日一時帰休解消」)を記入します。

・休業で報酬の支払いがない場合は、支払基礎日数及び報酬欄に「0」と記入します。

算定基礎届はどんな用紙に書くのか?

基本的には5月下旬から6月中旬ごろまでに、年金事務所もしくは健康保険組合から事業所宛に算定基礎届の用紙が送られてくるので、それに記入すればいいのですが各事業所でダウンロードして印刷する場合は、A4判サイズの用紙を使用します。

以前はB5判サイズの用紙が使われていたのですが、平成27年1月から算定基礎届と月額変更届の用紙サイズが変更されています。当面の間はB5判サイズでも受け付けてもらうことはできますが、これから新しく用意する場合はA4判サイズを使用しましょう。

算定基礎届の記載を間違えてしまった時の訂正方法

年金事務所や健康保険組合から事業所に届く算定基礎届は、少しデータが古いためすでに退職した人の名前が記載されていることがあります。退職した人は算定の対象外なので、二重線で消して訂正印を押印し、備考欄に「〇月〇日付で退職」と記載しましょう。

書き間違えた場合や、作成し終わって提出前のチェックで間違えが判明した場合は、間違えた部分にはすべて二重線で消し、間違えた場所が数か所ある場合は、余白に消した文字数と訂正で書き加えた文字数をかいて訂正印を押します。

あまりにも間違い箇所が多い場合や、用紙そのものが汚れてしまった場合などは、年金事務所もしくは健康保険組合に連絡をすれば新しいものを送ってもらえますし、日本年金機構のホームページでダウンロードすることもできます。

算定基礎届を提出した後にミスが発覚した時の対処法

既に提出してしまった書類に間違いが発覚した場合は、すぐに年金事務所や健康保険組合に連絡をして、内容に間違いがあったことを伝えて、正しく訂正したものを再提出したいという旨申し出ます。

その際電話の対応をした職員の名前を控えておいて、訂正書類を作成した後その方宛に郵送すれば、受け取り側もすぐに確認ができるため手続きがスムーズに進みます。

訂正書類を作成する時は、算定基礎届の用紙の上の方に大きな字で「訂正」と記入します。金額に間違いがあった場合は、間違えた金額を2段書きして、上の段に正しい金額を記入し、下の段には間違えた金額を赤で記入します。

提出前に提出書類のコピーを取っておくと、間違いがあった場合などに一緒に添付して提出することができ、受け取り側も分かりやすいので手続きがスムーズになります。その際は「〇月〇日にこの書類を提出しましたが、内容に間違いがございましたので、訂正して改めてお送りしております」と一言書き添えておきましょう。

算定基礎届総括表の書き方

算定基礎届は従業員それぞれの給与支給状況を詳しく記入する書類ですが、算定基礎届総括表は事業全体の従業員に関する概要や人数をまとめた書類です。

※印がついている欄には記入はしません。事業所整理番号や事業所番号、業態区分、直近の被保険者数などは郵送されてくる書類には印字されています。

新たに記入しなければならない項目は、キ欄に現在行っている具体的な事業内容と変更の有無は該当するものに〇をつけます。

ケ欄~ツ欄には、
「本年6月1日から7月1日までに被保険者になった人」
「届書未記載の人で5月31日までに被保険者になった人」
「届書に記載されている人のうち6月30日までに退職した人」
の人数、「7月1日現在の被保険者総数」と「差引届出者数」、「7月(8月または9月)に月額変更する人」の人数を記入します。続きも以下の例に従って記入していきます。

算定基礎届総括表の記入例

  • テ欄:給与の締切日と支払日を記入します。支払日の変更については該当する方に〇をつけます。
  • ト欄:昇給回数や昇給付きを記入します。昇給月の変更については該当する方に〇をつけます。
  • ナ欄:支給額や支給率が決まっている報酬(基本給や役職手当、家族手当、通勤手縦、住宅手当など)を記入します。
  • ニ欄:支給額が一定ではないもの(残業手当や宿直手当、皆勤手当など)を記入します。
  • ヌ欄・ネ欄:現物支給がされている場合は該当するものに〇を記入します。
  • ノ欄:賞与の支払回数や支給月を記入し、変更については該当する方に〇を記入します。
  • ハ欄:7月1日現在で雇用しているものの被保険者ではない人(全国健康保険協会管掌健康保険・厚生年金保険のどちらにも加入していない人)がいれば人数を記入します。

ヒ欄~ホ欄:選択肢がある欄は該当する番号を記入します。
ミ欄・ム欄:月額変更する予定がある人の氏名と被保険者整理番号を記入します。一枚に収まらない場合は、適宜用紙を補充して算定基礎届総括表に添付して提出します。

算定基礎届の調査はどんな時に行われるのか

年金事務所は定時決定をする際に、一部の事業者を対象に面談等による調査をすることがあります。面談は年金事務所の担当者が事業所に訪問するのではなく、事業所宛に「算定基礎届、総括表及び総括表附表の提出について」という通知書を送付して調査が行われる旨お知らせがきます。

通知書には指定の日時に必要書類を持参の上で来場するよう記載されています。この調査は「適正な手続きがなされているか」の確認が目的で、どの事業者も4~5年に1回は調査の対象となります。

以前はランダムで調査の対象となる事業所が選ばれていたのですが、どうしても偏りが出てしまうことから数年前からどの事業所でも選ばれるようシステムが変更されました。

ですから、手続に問題があったとか不正の疑いをかけられているとかいうことではないので安心してください。

調査の際には、
「算定基礎届」
「厚生年金保険70歳以上被用者算定基礎届(対象者がいる場合)」
「算定基礎届総括表」「算定基礎届総括表附表(雇用に関する調査票)」
「賃金台帳、出勤簿等」
「源泉所得税領収書」
「事業主印」
などの書類を持参する必要があります。

調査では、社会保険加入者の数や社会保険の計算の基礎になる報酬、社会保険の加入日、社会保険の控除額などについてのチェックを受けます。

この調査で社会保険に加入する義務がある人が加入していないことが判明したり、違反が見つかったりしても是正命令がまず出されることになるので、いきなり罰則が適用されることはありません。

もちろん、命令に従わなければ罰則が科せられます。また調査の通知がきても来場しなかったり無視したりしていると、年金事務所から連絡が来ますし担当者が事業所に直接来るということもあります。指定された日に予定があって出向くことができない場合は、年金事務所に連絡をして日程を調整してもらいましょう。

算定基礎届の提出先は?

算定基礎届の提出先は、管轄の年金事務所または事務センターです。郵送やCD・DVDを使っての提出、インターネット上で申請することもできます。日本年金機構は郵送での手続きを推奨していて、照会先は管轄の年金事務所となっています。各手続きに際して必要な書類は以下の通りです。

届出用紙で提出する場合

1.被保険者報酬月額算定基礎届(算定基礎届)
2.被保険者報酬月額算定基礎届総括表
3.被保険者報酬月額算定基礎届 総括表附表(雇用に関する調査票)

(該当者のみ)

4.70歳以上被用者 算定基礎・月額変更・賞与支払届
5.被保険者報酬月額変更届(7月改定者)

電子媒体(CD・DVD・FD・MO)」で提出する場合

電子媒体で提出する際は、日本年金機構のホームページにある「届書作成プログラム」をダウンロードする必要があります。

1.CDまたはDVD(FD・MOでも受付可能)
2.磁気媒体届書総括票
3.被保険者報酬月額算定基礎届総括表
4.被保険者報酬月額算定基礎届 総括表附表(雇用に関する調査票)

(該当者のみ)

5.70歳以上被用者 算定基礎・月額変更・賞与支払届
6.被保険者報酬月額変更届(7月改定者)

※電子媒体で提出する場合でも、2~5は届出用紙で提出が必要になります。
※提出する際には、CD・DVDの表面に「事業所名」、「提出元ID」、「FD通番」を油性のフェルトペン等で記入します。
※電子媒体を利用した届出について不明な点は、日本年金機構ホームページを確認しましょう。

電子申請で申請する場合

1.被保険者報酬月額算定基礎届(CSVファイル添付方式)
2.被保険者報酬月額算定基礎届 総括表
3.被保険者報酬月額算定基礎届 総括表附表(雇用に関する調査票)

(該当者のみ)

4.70歳以上被用者 算定基礎・月額変更・賞与支払届
5.被保険者報酬月額変更届

※2、3は、算定基礎届の電子添付書類(JPEG形式)として送信することも可能です。
※4は電子申請ができませんので、届出用紙の提出が必要になります。
※電子申請の詳細については、日本年金機構ホームページや電子政府の総合窓口e-Gov(イーガブ)のホームページを確認してください。
※電子申請による届出について不明点は、日本年金機構ホームページを確認しましょう。

算定基礎届の提出期限は?

毎年5月の下旬から6月中旬くらいまでの間に、届出用紙が事業所に郵送されてきますので、算定基礎届など必要書類を作成して年金事務所に提出しなければなりません。提出の期限は7月1日から7月10日までとなっています。ちなみに労働保険の年度更新や源泉所得税の納期特例も7月10日までとなっています。少し大変ですが忘れないようにしましょう。

もし届出をしないまま放置してしまうと、9月すぎくらいに役所から「算定基礎届の提出をしてください」という内容の督促状が届きます。

少し期限がずれ込んでしまうような場合は、役所に提出が遅れることといつまでには提出ができる見込みであるか、どのような事情で送れるのかを連絡しておきましょう。

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