【ケース別】慶弔費の経理の処理方法とは?|勘定科目と経費の処理方法


慶弔費とは

事業を行う上で付き合いのある方の冠婚葬祭に送られる金品のことを「慶弔費」と言います。「取引先の方が結婚したのでご祝儀を出した」「従業員の親族が亡くなったので香典を出した」などのケースが慶弔費にあたります。他にも、見舞金、出産祝い、花輪、祝品などが慶弔費として扱われます。

ただし、慶弔費は勘定科目ではないので会計上の扱い方には注意が必要です。慶弔費を払った相手や状況によって扱いが異なるため詳しくは後述しますが、慶弔費は「交際費」もしくは「福利交際費」として扱われます。確定申告用の書類に「慶弔費」と書いて提出することは出来ないので覚えておきましょう。

会計において慶弔費の扱いはとても大切です。なぜなら慶弔費は、場合によっては必要経費として会計に参入することができるためです。一定の条件を満たした慶弔費は、法人であっても個人事業であっても必要経費として扱うことが可能です。そのため慶弔費は、しっかりと経理処理を行えば節税に繋がりますし、扱い方を間違えれば本来支払うべき額よりも多くなる可能性があるのです。

また、もらう側にとっても、慶弔費は見舞金やご祝儀などの慶弔費は課税の対象とならないというメリットがあります。現在の法令では「社会通念上相当と認められるもの」以下の金額であれば、慶弔費に税金がかからないことになっています。「社会通念上相当と認められるもの」という基準はやや曖昧ですが、よほど過剰な金品を渡さない限りは問題ないと考えられます。

慶弔費の経理処理方法

慶弔費の経理処理方法は、大きく分けて2種類あります。その慶弔費が「取引先の人間のため」に出したものなのか、「自社の従業員のため」に出したものなのかによって税務上の扱い方が変わるのです。

詳しい分類の仕方は以下の項目で詳しく解説していきましょう。

1:取引先への慶弔費の場合

取引先の人間に支払われたものだった場合、慶弔費は「交際費」として計上されます。

例えば、取引先の方が結婚したのでご祝儀を出した、取引先の担当者が入院したので見舞金を出した、取引先が新店舗をオープンさせたので開店祝いの花輪を出した…などのケースが、交際費として扱われる慶弔費です。

慶弔費を交際費として処理する際に気をつけたいのは、領収証を用意することが出来ないケースが多いということです。結婚式のご祝儀や、お葬式の香典など、冠婚葬祭に関わる慶弔費のやり取りでは領収証が発行されないことがほとんどです。

このような場合には、出金伝票を用意することで、慶弔費を支払ったことを税務署に証明することができます。出金伝票に、慶弔費を支払った日付、支払い相手先、支払い目的、商品名、金額を記載しておけば、いざというときの証拠資料になります。結婚式やお葬式などの場合は、招待状や会葬礼状を用意しておくことで信ぴょう性を高めることも必要です。

また、慶弔費を交際費として扱う場合、支払い側の立場によっても扱いが若干異なります。税務上の交際費の扱いには以下の3つのパターンがあるので、自分の会社と照らし合わせておきましょう。

資本金が1億円以下の法人

法人のなかで、資本金が1億円以下の会社の場合は慶弔費の一部を必要経費として処理することができます。

ただし、資本金が1億円以下の会社であっても大会社の子会社にはこの例が適用されませんので注意してください。必要経費として処理できる交際費は、「交際費のうち接待飲食費の50%の部分」または「交際費のうち800万円までの部分」です。

このうち「交際費のうち接待飲食費の50%の部分」というのは慶弔費とは無関係なので、慶弔費に関して税金の計算上で必要になるのは「交際費のうち800万円までの部分」です。資本金が1億円以上の大会社でも接待飲食費は必要経費になりますが、慶弔費を必要経費として税金計算に算入できるのは資本金が1億円以下の法人だけです。

資本金が1億円を超える法人

法人のなかで、資本金が1億円を超える大きな会社の場合は慶弔費を必要経費にはできません。資本金が1億円を超える大きな会社でも、中小企業と同様「交際費のうち接待飲食費の50%の部分」は税金計算に算入できますが、接待飲食費は慶弔費とは無関係です。

個人事業の場合

個人事業の場合は、全ての交際費を必要経費として税金計算に算入できます。ただし、「社会通念上相当と認められるもの」を超えると判断された場合は経費への算入が認められない場合があります。

2:従業員への慶弔費の場合

自社の従業員や役員に支払われたものだった場合、慶弔費は「福利厚生費」として扱われます。

例えば、自社の従業員が結婚したのでご祝儀を出した、自社の従業員が怪我で入院したので傷病見舞金を出した…などのケースが福利厚生費として扱われる慶弔費です。福利厚生費は税法上「従業員またはその親族の慶弔などに対して、一定の基準に従って支給される金品」と定められているため、お葬式などの従業員の家族の慶弔に対して支払われた慶弔費も福利厚生費として扱われます。

ただし、あくまで「社会通念上相当と認められるもの」しか慶弔費にはならないので、慶弔費の支給金額の規定は事前に決めておいたほうが良いでしょう。取引先の人間に対して支払われた慶弔費は交際費になるため一部だけしか必要経費に含めることができませんでした。

しかし、自社の従業員またはその親族の慶弔に支払われる慶弔費は福利厚生費にあたるため、その全てを必要経費として計上することが可能です。慶弔費を福利厚生費として扱う場合は会社の規模に関係なく、中小企業から大企業、さらには個人事業まで同じ扱いとなります。

支払われた慶弔費が万が一「社会通念上相当と認められるもの」を超えると判断された場合は課税対象となります。一般の従業員に支払われた慶弔費が高額であった場合は、慶弔費ではなく「臨時収入」であったとみなされ、受け取った従業員に対して所得税が課税されます。

また、高額な慶弔費を受け取ったのが自社の役員であった場合は少し扱いが異なり、慶弔費は「役員賞与」として扱われることになります。いずれにせよ高い税金を支払うことになってしまうため、慶弔費の支払いは度を越さない金額に留めておく必要があると言えるでしょう。

交際費が慶弔費とならない場合は?

慶弔費を支払った相手が取引先の人間だった場合、慶弔費は交際費として扱うことができます。しかし、全てのケースが交際費として認められるわけではなく、交際費にできるのは税法上のルールに則ったものだけです。慶弔費のつもりで支払ったつもりでも、以下のようなケースは交際費には含められないので注意しましょう。

自社の専属下請企業の従業員が怪我をして入院することになったため、見舞金を慶弔費として支払ったケース

専属下請企業は自社とは別の会社なので、支払った慶弔費は思わず交際費として計上してしまいそうです。

しかし実は、税法上「自社の従業員と同等の事情にある専属下請先の従業員」はメーカー等の業務の一部分を形成する機能として扱われるため、自社の従業員と同等に扱われるのです。ざっくり言ってしまえば、この場合「専属下請企業の従業員は自社の従業員と同じ扱い」なので、支払った慶弔費は交際費ではなく「福利厚生費」として扱うのが正解だということになります。

法人でも個人事業でも、福利厚生費であれば必要経費として計上することができるので覚えておいて損はないでしょう。ただし、この扱いは専属下請企業が自社と運命共同体であるという条件のもとで発生するものなので、これより関係性の薄い単なる下請け企業には適用されません。

仮に自社が倒産してもほとんど影響を受けないような一般の下請け企業の場合は、その従業員に慶弔費を支払ったとしても全て交際費となりますので注意しましょう。

報酬から所得税を源泉徴収している特約店のセールスマンの親族が亡くなり、香典を慶弔費として支払った。

メーカーから特定地域における独占的販売権などを与えられ、メーカーと特定製品の継続的・優先的な供給を受けられる契約を交した販売店のことを「特約店」と呼びます。少し特殊なケースですが、この場合は特約店のサラリーマンを「自社の従業員と同等」として扱うため、特約店のセールスマンに支払った慶弔費は全て「福利厚生費」として扱われます。

本来、このようなセールスマンは所得税法204条の規定により「事業所得者」とされています。セールスマンは企業の従業員とは違い独立した事業者であるため、自社がセールスマンに対して贈った金品は交際費として扱われるのはずなのです。

しかし実際には、セールスマンは事業所得者とはいっても実店舗などを有して活動しているわけではなく、勤務形式はサラリーマンに近い状態にあるといえます。従って、企業がセールスマンに支払った金額の全てを交際費をして処理することは実状に則していないと考えられたため、特例が設けられることになりました。

現在の税法では、「専属セールスマンの慰安のために行われる運動会、演芸会、旅行などのために通常要する費用」及び「専属セールスマンまたはその親族などの慶弔、禍福に際し一定の基準に従って交付する金品の費用」が交際費ではなく福利厚生費として扱われるよう定められています。

個人事業では扱うことのほとんど縁の無いケースですが、特約店を有した製造メーカーではよく交際費と福利厚生費が間違えられるケースなので注意しましょう。

他県にある取引先が震災で被害を受けたため、被災前の取引関係の維持・回復を目的に見舞金を支払った。

取引先が震災や火災で被害を受け、被災前のような取引が困難になってしまう場合があります。このようなケースで、少しでも早く被災前の状態に戻し、取引を再開するために支払われる見舞金は「災害見舞金」として扱われます。

災害見舞金は慶弔費の一種ですが、取引先に支払ったものであっても交際費ではなく福利厚生費として全額を必要経費に含めることが可能です。取引先の被害が大きかった場合、取引の状況等を勘案した相応の災害見舞金であれば金額の多寡は問われません。

どうして取引先へに支払う慶弔費なのに、災害見舞金は福利厚生費として認められるのでしょうか。それは、災害見舞金が慰安や贈答を目的とするものではなく、「一刻も早く取引先に回復してもらうことで、自社の損失を防ぐこと」を目的とするお金だからです。

取引先がまともに営業できなくなることで、自社は多かれ少なかれ被害を受けることになります。すぐに取引先が元通り営業できるようになれば自社の金銭的な被害が最小限で済むことになるため、災害見舞金は「自社の損失を回避するための費用」だと考えられるわけです。

そのため、支払った見舞金は全て自社の活動に必要不可欠なものであるとみなされ、必要経費として福利厚生費に計上することが認められたのです。

慶弔費の勘定科目

慶弔費はあくまでご祝儀や香典など、従業員や取引先に支払う金額の総称に過ぎません。勘定科目ではないので、確定申告用の書類などに「慶弔費」と記載することはできませんので注意しましょう。前の項目でもご説明した通り、慶弔費の勘定科目は「交際費」または「福利厚生費」です。

一部の例外はありますが、基本的には「取引先の人間に支払った慶弔費」が交際費となり、「自社の従業員に支払った慶弔費」が福利厚生費となります。慶弔費を支払う相手によって異なるため、内容がご祝儀であっても香典であっても、分類には影響しません。

また、「社会通念上相当と認められるもの」を超える高額の慶弔費に関しては、別の勘定科目が使われます。自社の従業員に支払った慶弔費が高額だった場合の勘定科目は「雑収入」となり、自社の役員に対して支払った慶弔費が高額だった場合は「役員賞与」となります。よほど度を越して高額でもない限り慶弔費の仕訳では使われない勘定科目ですが、念のために頭に入れておきましょう。

領収書のない経費の処理方法

経費の処理には通常、出費の内容を証明するための領収書が必要になります。

しかし、慶弔費においては領収書を用意することが困難なケースが多くなるのが実状です。結婚式やお葬式などがその代表的なケースになります。通常、結婚式場で渡されるご祝儀や、会葬で用意する香典には領収書が発行されません。他にも、見舞金や出産祝いなど、慶弔費は領収書を用意できない場面で支払われることがほとんどなのです。

そうした領収書のない慶弔費は、「出金伝票」を用意することで処理しましょう。出金伝票は、サラリーマンが販売機などで使用した金額を精算するときなどにも使用される伝票です。領収書のない出費であっても、出金伝票に支払い内容を明確に記入しておけば、正式に経費として計上することが可能になります。

慶弔費の場合、出金伝票には慶弔費を支払った日付、支払い相手先、支払い目的、商品名、金額を記載しておきます。さらに慶弔費である証拠として、結婚式なら招待状、お葬式なら会葬礼状を一緒に保管しておきます。出金伝票さえしっかりと用意しておけば、領収書のない慶弔費でも正式に処理することができます。

後で慶弔費の金額等がわからなくなることのないように、出金伝票は小まめに作成しておきましょう。

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