「現金出納帳」の書き方・記入例・注意点|勘定科目とテンプレート


現金出納帳とは

フリーランスの方でも決して無関係ではないのが、現金出納帳です。読み方は「げんきんすいとうちょう」です。

さて、現金出納帳とはどんなものかのご説明をさせていただきます。現金出納帳とは、一言で申し上げるなら「帳簿」です。帳簿とは言っても難しい知識のいるものではなく、フリーランスの方であれば、日々のお仕事の中で得られる報酬や仕事に要した経費、現金の出入りや現在の残高を記録し、お金の管理をする帳簿と理解していただければ問題ありません。

現金出納帳自体は、作成を義務付けられているわけではありませんが、少なくともフリーランスの方であれば必ず行う確定申告において、主要な帳簿付けは欠かせないもので作成や保管も義務付けられていますが、その補助的な役割として役に立つのが現金出納帳なのです。

現金出納帳自体の作成、保管の義務はないとは言え、いざ細かな現金の出入りを記録しようと思った時のために、書き方や使い方は覚えておきたいところです。

現金出納帳の書き方

では実際に、現金出納帳の主な項目と書き方を見てみましょう。書き方にも決まりやルールがあるわけではありませんが、一般的な記入項目や市販の現金出納帳では以下のような項目で構成されています。

日付

現金の出入りがあった日付を記入します。レシートや領収書があれば、そこに記載されている日付をそのまま記入します。年度別に現金出納帳を分けることが一般的ですので、年月日ではなく月日の記載で問題ありません。

科目

どのようなお金の種類なのか、つまり収支のジャンルを記します。フリーランスの方であれば、「消耗品費」「通信費」「仕入れ費」「交通費」などが一般的によく使われる勘定科目としてご存じかと思います。

ただ、くどいようですが、お金の出入りを記録しておくだけのもので、勘定科目で迷ってしまうようであれば「事務用品」「移動費」などとだけ書いておけば問題ありません。

摘要

科目に関しての細かな説明欄です。例えば科目が「交通費」という記載なら「バス代」「タクシー代」「駐車場代」といったように、科目の説明をすればよいという程度で理解しておきましょう。

収入額

仕事の報酬などで入ってきた金額を記入します。クライアントから報酬を貰った時など、その金額をそのまま記入します。

支出額

経費などで出ていった金額を記入します。日付の欄と同じく、レシートの金額をそのまま記入します。

尚、税務や会計という観念から消費税を別とすべきかという疑問が湧くかもしれませんが、「現金の出入り」を記入するのが目的ですので、経費である消費税を別とする必要はありません。

残高

上記までのお金の出入りで残った金額を記入します。後ほどご説明させていただきますが、科目に関しては1冊の本が出来上がってしまうほど内容が複雑であり、簿記の世界では必ず話のネタになるものです。

しかしながら、現金出納帳は、お金の流れを単に記録しておくものですのでそこまで深くこだわらずに、後で自分で確認した時に一目で分かるようになっていれば問題ないでしょう。

現金出納帳の書き方例

上記の書き方を踏まえて、それぞれの項目にどのように記載していくのかという例をご紹介させていただきます。ここでは、ITフリーランスの方が現金出納帳の開始時に5万円の残高がある状態から、2017年5月20日に簡易アプリの開発の仕事を納品し、20万円の報酬を得たが、同月10日に開発に伴う外注で5万円の経費が掛かった場合という前提での記入例となります。

[日付:5月10日 科目:外注工賃費 摘要:デザイン費 収入額:空欄 支出額:50,000 残高:0]

[日付:5月20日 科目:売上 摘要:アプリ開発 収入額:200,000 支出額:空欄 残高:200,000]

以上のように、仮に同じ日付で収入と支出があったとしても、欄は別にして記入し、お金の出入りを主な目的として記入していく事で、何のお金が入ってきて、どのような支出があったのかをできれば毎日記入していけば、後ほど支出入で混乱する事も無くなるでしょう。

現金出納帳を書くときの注意点

では、現金出納帳の記帳において、よくある間違いや注意点など、主に質問が多い事柄についてご説明させていただきます。

毎日記帳しているのに残高が合わない(または、残高がマイナスになる。)

書き方の項でも簡単にお話していますが、現金出納帳は、フリーランスの方であれば事業を行うにあたっての現金の出入りを記録するものですから、記帳を始める段階での「初期残高」を決めておく必要があります。

この初期残高がない状態から記帳をスタートすると、当然のことながら財布や口座の中身と、現金出納帳の残高に書かれた数字は合わなくなります。初期残高がいくらであるかを別の欄などに記載するなどしておけば、現金出納帳と手元の現金が合わないなんてことも無くなるでしょう。

また、完全に事業と生活費を分けていれば話は別ですが、一つの財布、預金口座の中で事業費も生活費も賄っているようであれば、それらの動きを「事業」「私用」とで分けるために「事業主借」「事業主貸」という科目を使うと良いでしょう。

「事業主貸」は、自分の行う事業という現金から生活費などを立て替えてもらったという認識で使う科目で、「事業主借」は、事業に必要なお金をあなたという個人から立て替えてもらったという場合に使う科目となります。

これで、個人と事業との間でのお金の行き来が分かりやすくなる上、お金の管理を個人と事業で意識して管理できるようになります。また、謎のマイナスや、いつの間にか増えている金額と言った数字のズレも無くなります。

毎日記帳。金額がズレたらその場で修正。

帳簿のあるあるとして「金額と現金が合わない!」といった事があります。この時によく行われるのが「帳簿の数字だけ調整する」ということですが、これは絶対にやめましょう。

現金出納帳は確定申告で提出するようなものでもありませんし、数字だけちょっといじったところで「不正経理」と処罰を受けるわけでもありませんが、ここで数字だけ調整したり、ポケットに入っていた謎のお金から不足分などを足したりすると、後になってから調整がもはや不可能になるほど数字が滅茶苦茶になる可能性があります。

そもそも数字だけいじるという事はクセになります。毎日記帳し、その日の残高がズレていないか確認しておけば、こういった事は防げます。小まめな記帳を心がけましょう。

レシートや領収書がない支出はどうしたら良い?

世の中には、電車やバスの運賃のようにレシートや領収書が出ないサービスもあります。これらを管理するためには、出金伝票や入金伝票という便利なものを使うと良いでしょう。

とはいえ、街に繰り出してお金を使うことがあった時に、いちいち出金伝票に書いていられないということもあるでしょうから、手元のスマホやメモ帳に簡単に記載しておいて、後ほど現金出納帳に記載するというのでも全く問題ありません。

月が変わったら改ページをする

書き方にルールはないとは申し上げましたが、自分が見るための帳簿です。エコを意識して、空欄をできるだけ作りたくないという気持ちもありますが、見落としや確認の際の見やすさを考慮すると、月が変わったら改ページをする事をお勧めします。

あらかじめ勘定科目を決めておこう

ここまで、現金出納帳の書き方や注意点などをご説明させていただきましたが、やはり迷ってしまうのが科目欄です。

もちろん、自分なりに命名した科目で記載しても問題ありませんが、後ほど確定申告の際には科目名を一致させるために、やはり会計で使われる一般的な勘定科目はある程度把握しておいた方が良いでしょう。ここでは、フリーランスの方に主に使われる勘定科目とその内容をまとめてみましたので参考までにご覧ください。

尚、個人事業主であるフリーランスの方であれば、事業の費用なのかプライベートの費用なのかで分ける必要があるかどうかといった事で悩まれるかもしれませんが、事業と個人のお金の流れを分けておくために、「事業主貸/借」を上手く活用して、事業のお金の流れだけはしっかり把握するようにしましょう。

普通預金

事業用、個人用として現金の預け入れや引き出しをした場合に使用します。

売掛金

以前から売掛金として徴収できていなかった報酬などを得られた場合に使用します。

買掛金

売掛の逆で、後払いになっていた仕入れ費などを支払った場合に使用します。

売上

主に仕事の報酬額。

水道光熱費

電気水道ガスといったライフラインの費用。

通信費

携帯代やスマホの料金、郵便料金など。

消耗品費

事務用品やコピー用紙、プリンターのカードリッジなど仕事で使う消耗品。

租税公課

フリーランスの方であれば主に領収書の印紙代で使う科目です。

旅費交通費

クライアントとの打ち合わせで利用した交通機関や駐車場の費用に使用します。

荷造運賃

仕事の内容が商品を発送する必要のあるものであれば、商品の梱包や発送料を記入するときに使う科目です。通信費とは別となります。

外注工賃費

記入例でもご紹介させていただいた、仕事をする上で、仕事の一部を外注に出した時などに発生する費用です。

地代家賃

オフィスを構えているような場合に、家賃を把握するのに使う科目です。

広告宣伝費

仕事を受注するにあたって利用した有料のクラウドサービスや広告費があれば、この科目を使用します。

接待交際費

あくまでクライアントや仕事の関連での食事などをした場合に使用するようにします

修繕費

仕事で使うもので、例えばパソコンの修理費用などで使用します。

新聞図書費

調べものなどで書籍などを買う必要があった場合に使用します。

現金出納帳を書くときにオススメのアプリ・テンプレート

現金出納帳は、既述させていただいたとおり、厳しい決まりや決まったルールがあるわけではないと申し上げましたが、郷に入っては郷に従えとも言うとおり、慣例に従っておいた方が無難だと言えます。

もちろん、Excelなどを使って自作の現金出納帳を管理するのもアリですが、自作の参考にもなるテンプレートやアプリをご紹介させていただきます。

まず、Microsoftの「楽しもうoffice」で紹介されているExcelのテンプレートです。無料で利用できる他、必要な項目を入力するだけで残高も自動計算されますので便利に利用できます。尚、支出額は「借方金額」、収入額は「貸方金額」という項目名になっています。

パソコンだけでなく、スマホで領収書やレシートを読み込むだけで自動で処理してくれるという優れものが「クラウド会計ソフト freee」です。有料ではありますが、現金出納帳だけでなく、青色・白色決算書や損益計算書まで全てをカバーしてくれていますので、仕事をこなすのにお金の管理に時間が取れないフリーランスの方には非常に便利なものとなっています。スマートフォンアプリもありますので、併せて利用すると更に便利になります。

フリーランスは現金出納帳を書く必要があるのか

現金出納帳に関しては、様々な意見があり「正しい書き方を知らないフリーランスは不要!」という方もいらっしゃれば、「今後の確定申告で悩まないために書くべき」という方もいらっしゃり、世の中の意見は千差万別です。

しかしながら、事業のお金と個人のお金を把握し、日ごろからお金の動きを意識しておくという点でも、家計簿の一環として利用するという点においても、決して無駄なことではありません。少なくとも、勘定科目という会計の世界では毛嫌いされる概念に慣れておくという事も、後々になって役に立つ事でしょう。

また、本記事では分かりやすく「収入額」「支出額」ということでご紹介させていただきましたが、より簿記に近づけるのであれば「収入額=貸方」「支出額=借方」という風にしておく事で、日ごろの帳簿付けをしていくと会計の土台となる部分も身に付いていく事でしょう。

現金出納帳は、会計における帳簿の中でも非常に簡単なものであり、法的に絶対に必要ということではありませんが、だからと言って「不要」と決めつけずに、自分の知識や仕事におけるお金への意識を高めるという目的で現金出納帳を活用されてみてはいかがでしょうか。

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