納品書の書き方と書くべき項目|請求書・受領書・領収書との違い


納品書とは

フリーランスとして働かれる中で、目にしたり扱う機会の多い書類は多種多様にありますが、仕事の受注から報酬の受け取りまでに必ずと言っていいほど扱う機会が多いのが「見積書」「納品書」「請求書」「受領書」「領収書」です。

その中でも、ついつい軽視されがちなのが「納品書」なのですが、フリーランスの方にとっての納品書は、自分の行った仕事をお渡ししましたという事を伝えるための大事な書類であり、信頼関係の構築の上では欠かせないものです。

また、会社で経理をされている方にとっては、仕事の見積もりから報酬の支払いの流れの中で照らし合わせを行うためにも使用され、発注したとおりの成果物が納品されたのかをパッケージの中を見ずとも確認できる優れものでもあります。

納品書の書き方

実際の納品書の書き方ですが、これと言ってルールや決まり事があるわけではありません。ただ、慣例となっている定型はあり、必ず記載すべきとされているのが以下の内容です。

・書類名
・相手の名前
・自分の名前や住所、連絡先
・日付
・納品書番号
・納品物の名称
・数量
・単価
・合計金額
・小計
・消費税
・合計金額

こういった書類を発行する上では、左上最上部に相手の名前を記入し、右下中段あたりに自分の名前を記載し、その下に詳細を書いていくのが一般的に知られた書き方であり、マナーです。

フリーランスの方であれば、屋号や個人名、オフィスを構えているならその住所などを記載する事となります。尚、納品物の名称や金額、数量、単価などに関する内容は、後に作成する請求書と同じである必要があります。

また、フォーマットも請求書とほぼ同じにしたほうが無難でしょう。もし、納品物と請求書の内容に相違があった場合は信頼関係を損なう結果にもなりかねませんので注意しましょう。

納品書の書くべき項目と書かないでもいい項目

さて、納品書の書き方には決まったルールが無いとは申し上げましたが、前項の内容については記載は必須と考えておきましょう。そもそも、後ほど送付する事になる請求書と、今回お話させていただいている納品書とで、先方での照らし合わせが容易ではなくなるようなことは避けるべきだからです。

また、納品書だけに関わらず、不必要な事は書くべきではありません。例えば、納品書の最下部に連絡事項欄を設ける事がありますが、「この度はありがとうございました。」「請求書は別途送付致します。」など、本件に関わる事であれば良いですが、自社の商品の宣伝をプリントしてみたり、「次回から単価を上げさせていただきます」というような重要事項を書いたり、演出のためとはいえイラストを描いてみたりと、先方に不信感を与えるような事は書くべきではありません。

あくまで、「ビジネスである」という事を忘れてはいけません。

納品書と請求書の違い

冒頭でもご紹介いたしましたが、フリーランスとして仕事の受注から報酬を得るまでには、主に4種類の書類が使われることになります。

まず、今回のテーマである「納品書」ですが、先にもお伝えしたとおり相手との信頼関係を繋ぐ役割や、他書類との照らし合わせ、中身を見ずとも商品内容がわかるというメリットや目的があります。

では、対する「請求書」ですが、納品書と兼用になっているものもありますが、「納品した商品、または成果物に対する代金や報酬額の支払いをお知らせする」ということを目的に、商品や成果物を渡した側が発行する書類と言うことができます。

納品書と領収書の違い

続いて「領収書」との違いです。コンビニやスーパーで貰うレシートも領収書の一種です。つまり、「商品や仕事の成果物に対する代金や報酬を確かに受け取りました」ということを証明するために、お金を受け取った側が発行するものです。

領収書は特に、フリーランスなどの受注者にも、発注者であるクライアント側にも確定申告の際に重要な役割を果たすものですので、書き間違いなどには十分注意する必要があります。

納品書と受領書の違い

さらに続いて、納品書と混同してしまいがちな「受領書」との違いについてです。簡単に申し上げるなら、納品書は「商品を渡しますよ」ということが目的なのに対して、受領書は「商品を受け取りましたよ」ということを伝えるための書類になります。

つまり、商品や成果物を受け取った相手側が発行するものです。相手が発行するとはいっても、通常は商品や成果物を渡す側が発行して、納品書と受領書を一緒に渡して、受領書に印鑑やサインを貰って受領書だけ返送してもらうという流れが一般的です。

尚、宅配便が届いたら印鑑を捺印しますが、あれも受領書です。そんな受領書もまた、法的に発行を義務付けられているわけではありませんが、仕事の納品における受領書は、発注者と受注者の安心感を高めるものとしても有効だと言えるでしょう。

納品書の日付はいつを書けばいいのか

納品書には日付を書く必要があることは先述致しましたが、いつの日付で書くべきかといったことを考えてみましょう。日付として候補に上がりそうなのが「書類を発行した日」「商品を発送した日」「商品が到着した日」といったところですが、正解は「商品が到着した日」です。

そもそも、「納品をした」と伝えるための書類ですから、納品ができた日、つまり先方が受け取って初めて納品となるその日を書く必要があるというわけです。
例として挙げるなら、もしあなたがフリーランスとして成果物を納品した場合に、「商品を受け取った日を含めた2週間後の代金支払いになりますよ」といった、予めの契約事項があったとします。

その約束の下で納品する場合においては特に重要で、代金の支払日を3/31とするなら、先方には3/16には商品が到着していなければならず、仮に代金の受け取りをなんとか当月中にしたいからといって納品日をズラしたりすると、先方にも資金繰りなどの都合もありますから、大問題になることもあります。

そのため、代金や報酬の支払いが絡むお話の場合は、納品日をいつとするかは先方と予め相談しておいたほうが良いでしょう。

納品書を再発行するときの手順

さて、もし納品書を先方で紛失してしまったなどで再発行を求められた場合、どう対処すべきかも予め把握しておきましょう。ただ、対処方法とはいっても、「新たに発行しましょう」という結論になるのですが、注意点や手順がないわけではありません。

まず、先方で紛失した納品書が見つかったですとか、発行者であるこちら側での二重発行によるミスなどを防ぐためにも、納品書の書き方でお伝えした「納品書番号」が役に立ちます。これを踏まえた再発行の手順は以下のとおりです。

1.先方に納品書に記載する内容の確認を行う。
2.紛失した納品書番号を伝え、納品書が発見された場合は破棄するよう伝える。
3.発行済みの納品書番号は廃番とし、続き番号などで再発行を行う。

さほど難しいことではありませんが、ミスやトラブルを事前に防ぎながら再発行を行うための方法が以上になります。

納品書に印鑑は必要?

納品書の書き方や注意事項が把握できたところで、納品書発行の最後の仕事でもある「印鑑の捺印」についてです。そもそも印鑑の捺印という文化があるのは、日本や韓国くらいなもので、他の国はみなサイン文化となっています。

さて、納品書に捺印する印鑑には、想定されるものとして「社判」、フリーランスの方なら「代表者印」、「訂正印」といったところがありますが、こちらもまた法的に印鑑の捺印が義務付けられているわけではありません。

とはいえ、これまで日本の長い歴史の中で培われた日本の印鑑捺印という文化に沿った書類の発行は、当然のように今でも行われており、双方での信頼の証という認識である方がほとんどです。予め捺印しないといった事を伝えていたり、社風へのこだわりなどがないというのであれば、印鑑は捺すべきでしょう。

ただ、以上の印鑑の種類の中でも、訂正印は使う機会はほとんどないと考えられます。何故なら、納品書だけではなく、書類を発行して相手に渡すという行為においては、記載事項が訂正された書類を渡すという行為は大変な失礼であり、再発行をすることが望ましいためです。

そこに社判が捺印されていようものなら「会社の代表である私は記載事項を間違えたものを渡します。」とわざわざ証明しているような行為となるためです。

尚、納品書を送付した後に先方から誤記載を指摘されて訂正印を求められたのであれば、それに従うべきですが、誤記載は基本的に再発行をするものと考えていただいた方が良いでしょう。

納品書の保管期間は?

いよいよ発行も終わり、先方へ納品書を送りましたが、受け取った側は「ふむ、内容は確認した。もう不要だから破棄しよう。」ということで、すぐにでも破棄したくなるかと思います。何故なら、中身の確認や確かに受け取ったということさえハッキリしたら、フリーランスの方の個人情報の記載がある物をいつまでも手元に置いておきたくないからです。

そもそも、こういった書類は数が多くなると意外にかさばる物ですから、スペースの確保に困ったりもします。しかしながら、法律上、納品書には保管期限が設けられているため、少なくともその期間内は保管することが義務となります。尚、法人税法と会社法、個人事業主であるフリーランスの方などによって保管期間は以下のような違いがあります。

法人税法:5年
会社法:10年
個人事業主:5年

このように、最低5年は税法上で保管せよとの決まりがありますが、いざ国税庁に「保管している書類を見せて」なんて言われた時に提出できないと、思わぬペナルティを受ける可能性もありますので、少なくとも破棄してしまわないように気をつけましょう。

納品書の送り方

「そもそも納品書って、どうやって送るべき?」なんて素朴な疑問もあるかもしれません。ここまでのお話を無しにするかのような事でもありますが、納品書自体を不要としている会社もあります。

ただ、無いとは思いますが、先方から「納品書は断固お断り!」なんて言われる事もなければ、送っておいたほうが無難でしょう。何故なら、上記までに申し上げたとおり、信頼関係に関わるからです。

さてでは、その納品書の送り方ですが「郵送」「FAX」「メール添付」といった方法があります。尚、一般的には、実際の商品を発送する際に同梱されていることが多いですが、フリーランスの方でウェブやクラウド上での成果物納品をされているような方ですと、メール添付などでの電子的な発行がほとんどです。

また、納品書を実際に送る場合は「信書」という扱いになりますので、宅配便などではなく「郵送」で送る必要があります。そして、一般的なマナーとして守っておくべきは、「送付状」を同封すること。

これは、FAXであれば「送信書」、メールであれば「送信時の本文」も同じ役割となります。ここまでしっかりできていれば、フリーランスとして働き始めた方でも、納品書の作成から送付までは完璧です。

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