履歴書の適切な郵送方法とは?|郵送・封筒・書き方のマナー


履歴書を郵送する時は普通郵便・速達・簡易書留のどれにすべきか

郵送方法ってこだわるべき?

就職活動も本格化してくると、エントリーシートや履歴書を企業に郵送して、書類選考を受ける機会も多くなってきます。これまでバイトの面接で履歴書を提出することはあっても、就職用の応募書類関係を郵送するという経験はしたことがないという人も多いでしょう。

そのためいざ郵送する時に、「これでいいのかな?」と思いながらポストにとりあえず出してしまったという人もいるのではないでしょうか。しかしアルバイトと違って就職活動での履歴書やエントリーシート、応募書類は正しい方法で郵送しなければ、企業によっては「マナーやモラルがない人」と悪い印象を与えてしまう可能性もあるのです。企業に書類を郵送する際に抑えておくべきポイントをまとめて解説していますので、郵送する時はぜひ参考にしてください。

郵送する時は郵便局へ

まず履歴書やエントリーシートを作成して発送する時の注意点ですが、ポストにそのまま投函するのではなく、できれば切手を貼らずに郵便局にそのまま持って行き、正確な重さを計ってもらって窓口で代金を支払いましょう。

郵便物の封筒に貼る切手代は、重さや大きさ・郵送方法などによって決められています。履歴書・エントリーシート・応募書類等を封筒に入れて1gでもオーバーすると郵便代が足りずに、郵便物が返送されてしまうこともあります。

むしろ返送される場合はいいのですが、相手先にそのまま郵送され先方が不足分を請求されることにもなりかねません。裏に自分の住所を書いておけば万が一の時でも返送されてくるだろうと思っていたら大間違いで、裏に差出人の住所や氏名が書かれていても、投函したポストが差出人の住所を管轄する郵便局のポストでなければ返送はされない仕組みになっているのです。

料金の不足分を相手方に支払わせてしまうというような失敗をしないためにも、郵便局で正確に重さを計ってもらうのが一番安心なのです。もし郵便局の営業時間内に行くことが難しい場合でも、土日や営業時間外に対応してくれる「ゆうゆう窓口」があるので、日本郵便の公式サイトで検索してみてください。

郵送方法はどうすればいい?

郵便には一般的な定形郵便や定形外郵便などの普通郵便の他に、速達や配達記録郵便・簡易書留など様々な郵送方法があります。応募要項を確認して特に指定がない場合は、一般的な普通郵便で郵送するのが無難です。

もし応募期間ギリギリ間近であれば締め切りに間に合うように速達で送った方が良いですが、期間的に余裕がある場合はわざわざ速達で送る必要はありません。一刻でも早く届けたいというアピールになると言う人もいますが、逆にさして必要でもない部分にお金をかけることは、コスト管理の意識が低いと思われてしまう危険性もあります。

こればっかりは受け取る側の企業によって違いますし、それをこちらが判断することができない以上、無難な郵送方法を選んだ方が良いでしょう。簡易書留という郵送方法を選択する場合については、注意が必要なので後程詳しく解説していきます。

メール便や宅急便を使うのはアリ?

結論をいうと「ナシ」です。というのは、履歴書は一般信書という文書に分類されるのですが、郵送法で一般信書は総務省が定めた信書便事業者しか配達をすることが認められていません。そしてその信書便事業者として認められているのは、日本郵便だけなのです。

実際になにも知らずにメール便や宅急便を使った場合に、法律違反として罰せられるかどうかはわかりませんが、厳密にいうと法律的には禁止されているので気を付けてください。受け取る企業側も決して良い印象を持ちませんし、受取印も必要なので相手に手間を取らせてしまうことにもなりかねませんから、メール便や宅急便で履歴書を送るのは控えましょう。

履歴書を簡易書留で送ると失礼?

さて簡易書留での郵送方法についてですが、これに関しては応募者側の判断次第という部分があります。今回郵送しようとする書類は、履歴書やエントリーシート、職務経歴書などいわば個人情報を丸ごと送るわけですから、郵送の途中で紛失などがあるととても困ります。

こちらとしてはきちんと企業に配達されたか確認ができる方法で郵送するのが、一番安心ができます。近年では個人情報の取り扱いに関しては法令も整えられていますし、個人情報の大切さについて理解している人は、郵送の記録が残る書留という郵送方法で選ぶこともあるでしょう。

書留には一般書留・現金書留・簡易書留の3種類があるのですが、今回送る書類は現金ではないので、現金書留にする必要はありません。一般書留の場合は郵便局での引き受けから配達までの過程が記録され、郵便物が壊れたり紛失をした場合に実損額が賠償されるのですが、郵送料が通常の郵送代+430円と割高です。

一方簡易書留の場合は、実損額が5万円までに限定されるものの郵送代+310円で郵便局での引き受けと配達がきちんと記録されるので、料金的に書留で送る場合は簡易書留が一番適していると言えます。

ただ、簡易書留で送る場合、理解しておかなければならないのは、先方に届いた時に受取人の印鑑が必要になり、手間をかけさせてしまいます。また普通郵便のようにポストにそのまま投函されるわけではないので、土日や営業時間外に届いた郵便物については再配達の扱いになってしまいますから、場合によっては普通郵便よりも到着が遅れる可能性もあります。

簡易書留で郵送する時には、そういったデメリットがあることは十分に理解しておきましょう。「そんなデメリットがあるなら普通郵便で送った方がいいのでは?」と思った方もいるかもしれません。普通郵便で送るのが一番無難といえば無難です。

それでも先方がよほどコンプライアンスにルーズな企業でない限りは、手間がかかるからといって失礼にあたるとか悪い印象を与えるという心配はする必要はありません。先方が個人情報保護の意識をしっかり持っている企業であれば、受取印を押す手間よりも個人情報の大切さの方を重視するからです。

個人情報が紛失してトラブルになるくらいなら、確実に配達されたことが確認できるようにしておきたいという人なら簡易書留で、あまり気にしないのであれば普通郵便でも問題ありません。これに関しては常識とかマナーとかいう問題ではなく、個人情報だから確実に届けたいという選択を企業側にちゃんと理解してもらえるので、応募者側で判断をしても問題ありません。

履歴書を送ったのに返送されてしまったときの対処法

返送されてきた状況にもよりますが、もしポストに投函して料金不足で戻ってきてしまった場合は、封筒を新しいものに変えて正しい金額分の切手を貼るか、郵便局の窓口で代金を支払って再度送りなおしましょう。

間違っても返送されてきた封筒で再度送りなおすようなことだけはしないようにしてください。再送付する時には、応募が締め切られていないか期限を改めて確認し、心配な場合は企業にまだ受付は可能であるか確認をしてから送りましょう。

書類選考が通過できずに返送されてきてしまった場合は、諦めるしかありません。提出した書類を使いまわさず、適切に処分しましょう。

履歴書に関するその他のマナー

履歴書を作成する時は、ボールペンを使って誤字や脱字がないように気を付けながら、丁寧に読みやすく書きましょう。日付欄には発送する日を記入し、必要事項は全て埋めましょう。通勤時間などは後で調べて書こうとしてそのまま忘れて提出してしまいがちな欄なので、そういった部分には付箋を付けて記入漏れがないように気を付けます。

基本的には書き間違えたら二重線を引いて訂正印を押すか、新しい用紙に書き直し、修正液は使わないようにしましょう。特に日付などに修正液を使うと、他の企業に一度提出して落ちたから再利用しているのかといらぬ疑念を抱かれてしまいますから注意してください。

貼り付ける証明写真は、背景がある写真やプリクラなどの写真・斜め撮りや自撮りなどの写真は不適切です。履歴書用の写真の証明写真を用意しましょう。また撮影日から期間が経ってしまった場合は、新しく撮影し直してください。

1:書類の書き方に関するマナー

どの書類もまずは丁寧に記入するのが基本的なマナーです。エントリーシートは設問が用意されている場合は、設問に沿った内容の文章になっているか、文字数は指示通りに記入できているかを最後にもう一度確認しましょう。転職で応募書類を提出する時には、職務経歴書も必要です。

内容はできるだけ簡潔に、ダラダラとレポート用紙だけがかさんで内容が薄いものにならないように気を付けましょう。また当然のことながら使いまわしをせず、企業ごとにその都度作成します。

募集要項に「カバーレター(添え状)不要」など特別書かれていない場合は、添付した書類一覧と挨拶を書いたカバーレターを作成します。封筒を開けた時に応募書類だけが出てくるよりも、カバーレターなどで一筆ある方が好印象です。A4サイズの紙に1枚という程度の簡単なものでいいので用意しましょう。

2:封筒に関するマナー

封筒選びはどうする?

履歴書やエントリーシート、職務経歴書の作成が終わったらすべての書類を入れて郵送するために、封筒に入れなければなりません。この時封筒選びはどうしたらいいでしょうか。

市販されている履歴書を購入すると、中に「履歴書在中」と赤字で書かれた長封筒が入っていると思いますが、その封筒を使っても問題がないのはアルバイトの募集までです。正規社員の募集にエントリーする時は、A4サイズの白い封筒を選びましょう。A4サイズの封筒であればすべての書類を折らずにそのまま入れることができます。

A4サイズの封筒は定形外郵便になりますから、郵送料が長封筒で送るときよりも高くなります。定形外郵便の郵送料は50グラムまでは120円、100グラムまでは140円、150グラムまでは205円になります。

簡易書留で郵送をする場合は、オプション代を加算して送らなければなりませんから注意してください。郵便局で重さを計ってもらう場合は間違いありませんが、どうしても自分で切手を貼って発送する時は正確に重さを計って適した切手を用意しましょう。

封筒の色は白じゃなきゃだめ?

ひと昔前は茶封筒で応募書類を送るのはマナー違反とされていました。しかし最近ではただ単に封筒の色だけでマナーやモラルを問う人は少なくなっています。奇抜な色は悪目立ちしてしまうので避けた方がいいですが、白封筒がなく茶封筒しかないという時は茶封筒で送っても差し支えはないようです。

ただ、茶封筒は白封筒に比べると紙質が破れやすく、厚みもあまりありませんから郵送途中でかかるダメージが応募書類にも影響してしまう可能性もあります。また茶封筒の場合は企業に到着したあと、他のダイレクトメールや書類などに紛れ込んでしまう危険性もあります。

白封筒の方が先方に届いた時に、中の書類がキレイな状態のまま届いてかっちりした印象を与えますから、これから封筒を用意する人は白い方の封筒を選びましょう。

宛名の書き方

宛名を書く時は黒のサインペンを使いましょう。油性マジックだと裏ににじんでしまいやすく裏移りしてしまいますし、ボールペンだと大きな封筒に書くには線が細くなってしまうので読みにくく感じてしまいます。

大きな封筒にバランスよく書くコツは、まず鉛筆で薄く文字を書く位置に〇印をつけてから全体のバランスを見て、円の中に文字を書き入れていく方法で記入するとよいでしょう。一文字一文字丁寧に気持ちを込めて書きましょう。最後にしっかり乾いたのを確認してから、目安に記入した〇印を消しゴムで消すのを忘れないようにしましょう。

郵便番号は枠があればその中に記入し、枠がない場合は右上に記入します。枠がない場合でもわざわざ枠を追記する必要はありません。そして封筒全体の右側から宛先の住所を縦書きで記入していきます。住所は都道府県から丁目なども「 ー」で略さずに「丁目」「番」「番地」「号」などを使用し、建物名も略さずに記入しましょう。封筒の中心からやや右側に会社名を記入します。

会社名も株式会社を省いたり、「㈱」を使うのはマナー違反になりますから略さずに記入しましょう。社名の横に宛名を少し大きめの文字で記入します。担当部署・課・担当者名の順番で記入するのですが、もし担当者名が分からない時は、「〇〇課御中」もしくは「採用ご担当者様」と記入します。担当者の名前が分かっている時は「御中」ではなく「様」を使います。

そして左下に赤いボールペンで「履歴書在中」と記入して、文字の周りに定規を使って四角く囲います。文具店や100円ショップに行けば「履歴書在中」のスタンプが売っていますので、それを使っても良いでしょう。

差出人の書き方

自分の住所は裏面に記入します。位置は裏面の左下の方で、郵便番号・住所・氏名を縦書きで記入します。この時も都道府県名から、建物名や番地なども省略せずに書きましょう。自分の住所の上には発送する日を平成〇〇年〇月○○日と記入しておきます。

必要書類は漏れがないか最終確認して、スティックのりか両面テープで封をします。液体のりは乾くまでに紙がよれてしまうことがありますから、なるべく避けた方が良いでしょう。封をしたらサインペンで中央に〆マークを記入します。

封筒に入れる順番は?

必要書類を封筒に入れる時にも順番や向きに注意しましょう。まず新品のクリアファイルにカバーレター・履歴書・職務経歴書・エントリーシート・その他の応募書類の順番に入れてから封筒に入れます。それぞれの書類が上下・裏表反対になっていないかきちんと確認してください。

ここでクリアファイルに入れるのは、郵送中に折れ曲がってしまったり、雨で濡れてしまったりしても中の応募書類を保護するという目的と、到着したあと採用担当者が封筒から出した後の管理がしやすくなる目的があります。到着したあとのことにまで気を配っているなという好印象を与えることができます。

3:郵送に関するマナー

応募書類は期限ぎりぎりに慌てて送ると、ミスの危険性も高くなります。余裕を持って書類を準備し、ミスがないよう十分にチェックをしましょう。応募に気付いた時すでに応募が公開されて期間がたっている場合は、電話でまだ受付中なのかを確認してから書類を準備しましょう。

応募する企業が近くの場合直接持参する人がいるようですが、応募要項に必要書類は郵送でという指示がある場合は近くでも郵送した方が良いでしょう。応募要項をしっかりと読み、応募方法について間違いがないように気を付けましょう。

人によっては応募書類に返信用封筒を入れる人がいますが、これはあまりオススメできません。採用してもらうための書類選考なので、不採用で書類を返送することを前提として送るのは気遣いというより、落としてほしいのか?と思われたり消極的な印象を与えてしまったりします。プラスに働くことはありませんから、返信用封筒は入れる必要はありません。

前半の章でも説明しましたが、基本はポストに投函せずに郵便局に持っていき窓口で支払いをするのが一番間違いはありませんが、どうしても自分で切手を貼ってポストに投函する場合は、切手は適切な金額のものを買って貼りましょう。

常備してある52円切手や92円切手などを組み合わせてたくさん貼り付けるのは見た目も良くありません。また切手の絵柄についても記念切手やアニメなどのキャラクターものは避けた方が良いでしょう。

郵送についてのマナーを細かく説明してきましたが、大切なのは受け取る側の人の気持ちを考えることです。一生懸命に書いた履歴書やエントリーシートを、些細なミスで台無しにしてしまうのはとてももったいないです。「送ろうとしている郵便物を受け取ったら、相手はどう感じるだろう」というのを常に考えながら、一つ一つ丁寧に準備しましょう。

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